Organisatie van de boekhoudstukken:
Het overzichtelijk bijhouden van de boekhouding maakt het werk van de boekhouder efficiënter, bovendien heeft dit een overzichtelijke indruk indien er moet worden gezocht naar een historische verrichting.
Nietjes paperclips en plakband zoveel mogelijk te vermijden.
Inkomende facturen :
Het mededelen van uw btw-nummer aan uw leveranciers is cruciaal om btw belastingaftrek te kunnen genieten, het is daarom aangewezen u steeds te vergewissen of uw btw nummer correct vermeld wordt op de inkomende stukken:
- Al uw beroepsmatige aankoopfacturen, tickets en ontvangstbewijzen dienen bij voorkeur geklasseerd te worden op datum. Gelieve op de documenten te vermelden of het gaat om bv de aankoop van handelsgoederen, of werkingskosten.
- Facturen uit andere EU lidstaat: Steeds factuur met verlegging va de heffing vragen, u dient immers niet het buitenlandse tarief te betalen maar de Belgische btw, op voorwaarde dat u BTW plichtig bent.
- Facturen uit niet EU lidstaat: alle officiële documenten bijhouden gehecht aan de factuur (douane papieren), u dient immers via de douane formaliteiten Belgische btw te betalen, die via de btw aangifte terug in mindering KAN worden gebracht.
- De datum van betaling en verwijzing naar de betreffende bankinstelling vergemakkelijken eventuele later opzoekingswerk.
- Check inhoudingsplicht bij facturen van voornamelijk aannemers, op straffe van zware boetes, ALVORENS TE BETALEN.
Uitgaande facturen :
Het opvragen van het ondernemingsnummer van een ( buitenlandse) onderneming-klant is cruciaal om tot een correcte registratie in de boekhouding te komen.
- Al uw verkoop facturen dienen, Chronologische en zonder nummer onderbreking, ter registratie in de boekhouding afgeleverd te worden, in de correcte periode, ongeacht of er reeds een betaling is gebeurd voor het einde van die periode
- De datum van betaling vermelding op het stuk en verwijzing naar de betreffende bankinstelling vergemakkelijken evenzo eventuele later opzoekingswerk.
- Zorg dat je facturen alle wettelijke vermeldingen bevatten.
Dagontvangsten:
Bezorg ons een kopie van de registratiebladen, over de voorbij perioden, houdt het registratieboek met originelen, of carbonpapier-kopies ten alle tijd in de onderneming.
Bankinformatie:
Alle rekeningen waarop handelingen worden verricht die verbonden zijn aan de ondernemingsactiviteit vormen een deel van de transparante boekhouding en dienen ten allen tijde volledig te kunnen worden geraadpleegd. Daarom is het belangrijk dat u een onderscheidt maakt tussen de professionele en de privé verrichtingen. Één professionele transactie op de privé rekening kan genoeg zijn om bij een controle de inzage te krijgen op de privé rekeningen.
- Houdt uw uittreksels bij, ononderbroken en chronologisch volgens het nummer van het uittreksel en per bank . Dit mag ook elektronisch.
- Privé rekeningen die niets met uw beroep rekening te maken hebben kunt u best de begin- en eindstand van het de rekeningen noteren per kalenderjaar, bezorg ons deze gegevens.
- Wij gaan een koppeling met de bank van uw keuze aan om elektronische de uittreksels in de boekhouding aan te leveren ( CODA Bestanden), toch moet u in staat zijn om de uittreksels leesbaar voor te leggen.
Kasinformatie:
Volgens de boekhoudwetgeving behoort het kasboek tot de wettelijk verplichte boeken. Een kasregister is in principe niet verplicht, behoudens GKS in de Horeca
Het is een (niet losbadig) register die alle bewegingen in de liquide middelen in contanten bijhoudt, een Spreadsheet volstaat in principe niet, informeer u bij ons over elektronische oplossingen.
- Die dienen zonder uitstel, getrouw en naar tijdsorde ingeschreven te worden
- Met omschrijving van de verrichtingen en mét een dagelijks kassaldo.
- Dit saldo dient overeen te stemmen met het geld in de kassa.
Het gaat hier om de contante verkopen waarbij de onderneming niet de verplichting had een factuur op te stellen, de contante betaling van een factuur, de transferten van de bank naar de kassa, de betaling van leveranciers in contant geld, transferten naar de bank, privé opnames en dergelijke meer)
We merken in de praktijk op dat deze registratie in een vennootschap met dagontvangsten cruciaal is. In een eenmanszaak proberen je best dit register pragmatisch uit te sluiten. door deze te integreren in je dagontvangsten boek, en geen Cash betalingen te verrichten.
Diversen Stukken:
Wij verzoeken u ons een steeds kopie te bezorgen van :
- Nieuwe (Handels-)huurcontracten
- Nieuwe financieringsovereenkomsten (leningen, leasing ed., aflossingstabellen)
- Alle andere contracten m.b.t. uw activiteiten
- Alle briefwisseling die u ontvangt van de overheid
- Kopieën van inschrijvingsbewijzen fiche Auto’s
E-Minfin-procuratie:
Wij verzoeken u ook nog eens langs te komen met uw ID kaart om elektronische mandaten te activeren:
o E-services BTW
o E-services Myminfin
o E-Services Bizztax en/of Tax-on-WeB
Daartoe is het noodzakelijk dat u uw pincode kent.