Forfaitaire dagvergoeding buitenlandse dienstreizen UPDATE 2025
Combinatie met werkelijke kosten én de administratieve versoepelingen vanaf 01.01.2025 (circulaire 2025/C/70)
1. Wat dekt de forfaitaire dagvergoeding?
De forfaitaire dagvergoeding (categorie 1 voor korte reizen ≤30 dagen, categorie 2 voor langere verblijven >30 dagen) dekt uitsluitend de verblijfskosten die moeilijk te staven zijn:
| ✓ Gedekt door forfait | ✗ NIET gedekt door forfait |
|---|---|
| Maaltijden (lunch + diner) | Hotelkosten (overnachting) |
| Lokaal vervoer ter plaatse | Transportkosten (vlucht, trein) |
| Fooien, snacks, telefonie | Reiskosten naar/van bestemming |
| Andere kleine uitgaven | Ontbijtkosten (sinds 2023 apart) |
2. Versoepelingen vanaf 01.01.2025
Circulaire 2025/C/70 van 27.10.2025 bevat twee belangrijke versoepelingen die retroactief gelden vanaf 01.01.2025:
Tot 31.12.2024
Vanaf 01.01.2025
💡 Praktisch voordeel
Een korte dagtrip naar Nederland (bv. conferentie in Breda, vertrek 8u – terugkeer 17u30) geeft nu recht op de volledige dagvergoeding van €103, ook al is de afwezigheid minder dan 10 uur.
3. Kernregel: geen dubbel gebruik
⚠️ Kritische regel
"De op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen." (Circulaire 2023/C/61, randnr. 17)
Combinatiematrix
| Kostensoort | Werkelijke kost | Forfait | Combinatie? |
|---|---|---|---|
| Transport (vlucht/trein) | ✓ Bewijsstuk | N.v.t. | N.v.t. |
| Hotel | ✓ Bewijsstuk | N.v.t. | N.v.t. |
| Maaltijden | ✓ OF bewijsstuk | ✓ OF forfait | ✗ NOOIT beide! |
| Lokaal vervoer | ✓ OF bewijsstuk | ✓ OF forfait | ✗ NOOIT beide! |
4. Procentuele verminderingen
Wanneer het hotel bepaalde maaltijden omvat, moet het forfait worden verminderd:
(zit niet meer in forfait)
inbegrepen
inbegrepen
(all-in formule)
ℹ️ Let op vanaf 2025
Nieuw: Nu de halvering voor vertrek-/terugkeerdagen wegvalt, moeten op de volledige dagvergoeding voor die dagen wél de procentuele verminderingen worden toegepast indien het hotel maaltijden omvat.
📊 Bereken zelf je dagvergoeding
Download onze gratis Excel-tool en bereken direct de correcte forfaitaire vergoeding voor jouw dienstreis.
⬇️ Download Excel Rekenmodule5. Beslissingsboom: Forfait of werkelijke kosten?
→ Altijd op basis van bewijsstukken (100% aftrekbaar)
Omvat het hotel maaltijden?
-35% lunch, -45% diner
toegestaan
6. Combinatie forfait + representatiekosten (zakendiner)
7. Praktische rekenvoorbeelden
📝 Voorbeeld 1: Korte dienstreis Parijs (4 dagen)
Situatie: Koen reist ma 01.09 – do 04.09.2025 naar Parijs. Geen maaltijdcheques.
| Berekening | Bedrag |
|---|---|
| 4 dagen × €95 (cat. 1 Frankrijk) | €380,00 |
Geen halvering meer voor vertrek-/terugkeerdag → volledig belastingvrij.
📝 Voorbeeld 2: Lange dienstreis Spanje + Portugal (39 dagen)
Situatie: Lara wordt uitgezonden 01.09 – 09.10.2025. In Spanje: ontbijt + diner inbegrepen in hotel.
| Periode | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Spanje (21 d.) | 21 × (€45 – 45%) | €519,75 |
| Portugal (18 d.) | 18 × €43 | €774,00 |
| Totaal | €1.293,75 | |
8. Dagvergoedingen – courante landen (vanaf 01.08.2025)
| Land | Cat. 1 (≤30 d.) | Cat. 2 (>30 d.) |
|---|---|---|
| 🇳🇱 Nederland | €103 | €62 |
| 🇫🇷 Frankrijk | €95 | €57 |
| 🇩🇪 Duitsland | €92 | €55 |
| 🇱🇺 Luxemburg | €107 | €64 |
| 🇬🇧 Verenigd Koninkrijk | €110 | €66 |
| 🇪🇸 Spanje | €76 | €45 |
| 🇵🇹 Portugal | €71 | €43 |
| 🇮🇹 Italië | €87 | €52 |
| 🇨🇭 Zwitserland | €110 | €66 |
| 🇺🇸 Verenigde Staten | €110 | €66 |
📞 Vragen over uw specifieke situatie?
Elke situatie is anders. Neem contact op met ons kantoor voor een analyse van uw buitenlandse dienstreizen en de fiscaal optimale aanpak.
Forfaitaire dagvergoeding buitenlandse dienstreizen versoepelingen 2025 circulaire 2025/C/70 combinatie werkelijke kosten hotel transport maaltijden. Dagvergoeding categorie 1 korte dienstreis maximaal 30 dagen categorie 2 lange dienstreis meer dan 30 dagen. Procentuele vermindering 35% lunch 45% diner 20% kleine uitgaven. Geen halvering meer vertrek terugkeer vanaf 01.01.2025 minimumduur 10 uur afgeschaft retroactief. Kosten eigen werkgever belastingvrij RSZ-vrij volledig aftrekbaar vennootschap BV. Landenlijst FOD Buitenlandse Zaken augustus 2025 Nederland 103 euro Frankrijk 95 euro Duitsland 92 euro. Geen dubbel gebruik forfait werkelijke maaltijdkosten representatiekosten zakendiner 69% aftrekbaar restaurantkosten. Bestuurder werknemer sedentaire functie occasionele dienstreis beroepsactiviteit buitenland. Belgische fiscaliteit WIB artikel 53 beroepskosten kostenvergoeding. Accountant boekhouder Vlaanderen fiscaal advies.