Kilometervergoedingen voor dienstverplaatsingen
Actuele bedragen, keuze tussen kwartaal- en jaarsysteem, en fiscale spelregels
Gebruik je als werknemer of bedrijfsleider je eigen wagen voor professionele verplaatsingen? Dan kan je werkgever of vennootschap een forfaitaire kilometervergoeding toekennen. Deze vergoeding is vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen, op voorwaarde dat je de juiste bedragen en regels respecteert.
1. Actuele bedragen 2025-2026
Sinds oktober 2022 bestaan er twee systemen voor de kilometervergoeding: een kwartaalsysteem dat sneller inspeelt op brandstofprijzen, en een jaarsysteem met één vast bedrag per jaar. Je moet kiezen voor één systeem en dit consequent toepassen gedurende de geldende periode.
| Periode | Kwartaalbedrag | Jaarbedrag |
|---|---|---|
| 01/01/2026 – 31/03/2026 | € 0,4326/km | € 0,4449/km |
| 01/10/2025 – 31/12/2025 | € 0,4312/km | € 0,4449/km |
| 01/07/2025 – 30/09/2025 | € 0,4309/km | € 0,4449/km |
| 01/04/2025 – 30/06/2025 | € 0,4320/km | € 0,4415/km |
| 01/01/2025 – 31/03/2025 | € 0,4290/km | € 0,4415/km |
Wettelijke basis: KB 13 juli 2017 (kwartaalindexering) · KB 18 januari 1965 (jaarindexering) · Omzendbrief nr. 762 (BS 15/12/2025)
Kwartaal- of jaarsysteem?
Het jaarsysteem (€ 0,4449/km tot 30/06/2026) geeft momenteel een hoger bedrag, maar je moet dit systeem het hele jaar aanhouden. Wil je overstappen naar het kwartaalsysteem? Dat kan alleen per 1 juli van elk jaar.
2. Carpooling: extra vergoeding
Vervoer je collega's mee tijdens een dienstverplaatsing? Dan mag je als bestuurder je kilometervergoeding verhogen met een bijkomend bedrag per meerijder:
- Tot 30/06/2025: + € 0,2175 per kilometer per passagier
- Vanaf 01/07/2025: + € 0,2241 per kilometer per passagier
De meerijdende collega's hebben zelf geen recht op een vergoeding.
3. Maximum aantal kilometers
De forfaitaire kilometervergoeding geldt voor maximaal 24.000 kilometer per jaar. Rij je meer kilometers, dan kan je voor het surplus enkel de werkelijke kosten bewijzen en terugvorderen.
Bewaarplicht
Houd steeds een rittenadministratie bij: datum, vertrek- en aankomstadres, doel van de verplaatsing en aantal kilometers. Zonder dit bewijs kan de fiscus de vrijstelling verwerpen.
4. Welke verplaatsingen komen in aanmerking?
De kilometervergoeding geldt voor dienstverplaatsingen, niet voor woon-werkverkeer. Voorbeelden van dienstverplaatsingen:
- Bezoeken aan klanten, leveranciers of filialen
- Vergaderingen buiten de gewone werkplaats
- Opleidingen, seminars of netwerkevents
- Bezoek aan bank, notaris of overheidsinstantie voor beroepszaken
- Ophalen of leveren van documenten en goederen
- Inspecties, audits of werfbezoeken
- Bezoek aan externe adviseurs of consultants
5. Fiscale aftrekbaarheid voor de vennootschap
De uitbetaalde kilometervergoeding is voor de vennootschap aftrekbaar als autokost. De aftrekbeperking hangt af van het type voertuig én de aanschafdatum:
| Voertuig | Vóór 01/07/2023 | 01/07/2023 – 31/12/2025 | Vanaf 01/01/2026 |
|---|---|---|---|
| Motorfiets / bromfiets | 100% | 100% | 100% |
| Elektrisch (0 g CO₂) | 100% | 100% | 100% → afbouw naar 67,5% (2031) |
| Thermisch (benzine/diesel) | CO₂-formule (50-100%) | Max. 75% (2025) → afbouw naar 0% (2028) | 0% (niet meer aftrekbaar) |
Opgelet: nieuwe thermische wagens vanaf 2026
Koopt, leaset of huurt je vennootschap vanaf 1 januari 2026 een nieuwe wagen met verbrandingsmotor? Dan zijn de autokosten (inclusief kilometervergoedingen) niet meer fiscaal aftrekbaar. Enkel koolstofemissievrije voertuigen behouden volledige aftrekbaarheid.
Afbouw elektrische voertuigen (vanaf 01/01/2027)
Voor emissievrije voertuigen aangeschaft vanaf 2027 daalt de aftrekbaarheid geleidelijk:
- 2027: 95%
- 2028: 90%
- 2029: 82,5%
- 2030: 75%
- 2031 en later: 67,5%
Wettelijke basis: Art. 66 WIB 1992 zoals gewijzigd door Wet 25/12/2017 en Programmawet 2023
→ Meer info: Aftrekbeperking autokosten
6. Plug-in hybride: bijzondere regeling
Voor plug-in hybride wagens aangekocht, geleased of gehuurd tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025 geldt een gesplitste aftrekregeling:
| Kostensoort | Aftrekbaarheid |
|---|---|
| Elektriciteitskosten | 100% aftrekbaar |
| Brandstofkosten (benzine/diesel) | Max. 50% (2025) → afbouw naar 0% (2028) |
| Overige autokosten | Max. 75% (2025) → afbouw naar 0% (2028) |
Bij de kilometervergoeding wordt de vergoeding fictief gesplitst:
- 30% van de vergoeding → brandstofkosten (beperkte aftrek)
- 70% van de vergoeding → overige autokosten (max. 75% in 2025)
Plug-in hybride vóór 01/07/2023?
Voor plug-in hybrides aangeschaft vóór 1 juli 2023 geldt de gewone CO₂-formule (50-100% aftrek). De gesplitste regeling is enkel van toepassing op voertuigen aangeschaft in de overgangsperiode.
Wettelijke basis: Art. 66 §1 en §2 WIB 1992 · Circulaire 2023/C/78
7. Administratieve verplichtingen
Fiche 281.10 of 281.20
Vermeld het totaalbedrag van de uitbetaalde kilometervergoeding op de fiscale fiche onder de rubriek "forfaitaire vergoedingen vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen".
Checklist administratie:
- Rittenadministratie bijhouden (datum, traject, doel, km)
- Maandelijkse of periodieke afrekening opstellen
- Bedrag vermelden op fiche 281.10 (werknemer) of 281.20 (bedrijfsleider)
- Maximum 24.000 km/jaar respecteren voor forfait
8. Sectorale verplichtingen
In de privésector mag je als werkgever zelf kiezen of je de maximale forfaitaire vergoeding toepast of een lager bedrag hanteert. In bepaalde sectoren is de toepassing van het forfait echter verplicht via sectorale cao's. Raadpleeg je paritair comité voor de specifieke regels.
9. Woon-werkverkeer ≠ kilometervergoeding
De forfaitaire kilometervergoeding geldt enkel voor dienstverplaatsingen, niet voor woon-werkverkeer. Dit onderscheid is cruciaal en wordt vaak verkeerd begrepen.
De 40-dagenregel
Een locatie waar je 40 dagen of meer per kalenderjaar aanwezig bent, wordt beschouwd als een vaste plaats van tewerkstelling. Verplaatsingen naar die locatie zijn dan woon-werkverkeer, geen dienstverplaatsingen. De 40 dagen hoeven niet op elkaar te volgen.
Praktische situaties:
| Situatie | Kilometervergoeding? |
|---|---|
| Zetel BV = thuisadres, je werkt thuis | Geen woon-werk → enkel dienstverplaatsingen vergoedbaar |
| Zetel BV = thuisadres, je werkt < 40 dagen/jaar bij klant X | ✓ Verplaatsingen naar klant X = dienstverplaatsing |
| Zetel BV = thuisadres, je werkt ≥ 40 dagen/jaar bij klant X | ✗ Verplaatsingen naar klant X = woon-werkverkeer |
| Zetel BV ≠ thuisadres (apart kantoor) | ✗ Thuis → kantoor = woon-werkverkeer |
| Meerdere klanten, elk < 40 dagen/jaar | ✓ Alle klantenbezoeken = dienstverplaatsingen |
Waar staat de zetel van je BV?
De locatie van je maatschappelijke zetel bepaalt mee of er woon-werkverkeer ontstaat. Staat de zetel op je thuisadres én werk je voornamelijk thuis? Dan heb je in principe geen woon-werkverkeer en zijn verplaatsingen naar klanten wél dienstverplaatsingen (tenzij je er ≥ 40 dagen komt).
Staat de zetel elders (apart kantoor, co-working space)? Dan is de dagelijkse verplaatsing naar dat kantoor woon-werkverkeer, waarvoor geen kilometervergoeding kan.
Alternatief voor woon-werkverkeer
Voor woon-werkkilometers met je eigen wagen bestaat een forfaitaire kostenaftrek van € 0,15 per kilometer (art. 66bis WIB 92). Dit is geen kilometervergoeding van de werkgever, maar een aftrekbare beroepskost bij de aangifte personenbelasting.
Gevolgen voor voordeel alle aard (VAA):
Rijdt de bedrijfsleider met een bedrijfswagen naar een vaste werkplek (≥ 40 dagen/jaar), dan ontstaat er een belastbaar voordeel alle aard voor woon-werkverkeer. Dit geldt ook als de zetel thuis staat maar je structureel bij dezelfde klant werkt.
Enkel bij uitsluitend beroepsmatig gebruik is er geen VAA. Dit vereist:
- Effectief geen privégebruik van de bedrijfswagen
- Geen vaste werkplek elders (nergens ≥ 40 dagen/jaar)
- Een privéwagen voor persoonlijke verplaatsingen
- Gedetailleerde rittenadministratie (datum, traject, km per rit)
Wettelijke basis: Art. 66bis WIB 92 (forfait woon-werk) · Ci.RH.241/509.803 (40-dagenregel) · Art. 36 §2 WIB 92 (VAA bedrijfswagen)
Hulp nodig bij je verloningspakket?
Als bedrijfsleider wil je fiscaal optimaal verlonen. We bekijken samen welke combinatie van loon, voordelen en vergoedingen het beste bij jouw situatie past.
Geraadpleegde bronnen
- Omzendbrief nr. 762 van 10 december 2025 – Kilometervergoeding Q1 2026 (BS 15/12/2025)
- Omzendbrief nr. 754 van 12 juni 2025 – Jaarbedrag 01/07/2025-30/06/2026 (BS 20/06/2025)
- Omzendbrief nr. 753 van 2 juni 2025 – Kilometervergoeding Q3 2025 (BS 06/06/2025)
- KB 13 juli 2017 – Toelagen en vergoedingen federaal openbaar ambt (kwartaalindexering)
- KB 18 januari 1965 – Kilometervergoeding (jaarindexering)
- Circulaire 2025/C/40 van 26 juni 2025 – Kilometervergoeding dienstverplaatsingen
- Art. 66 WIB 1992 – Aftrekbeperking autokosten
kilometervergoeding 2026 0,4326 euro km kwartaal 0,4449 euro km jaar forfaitaire vergoeding dienstverplaatsingen eigen wagen bedrijfsleider BV RSZ-vrij belastingvrij fiche 281.20 omzendbrief 762 FOD Financiën rittenadministratie 24000 km maximum aftrekbaar autokost carpooling plug-in hybride Fisc@West accountant Vlaanderen === META-OMSCHRIJVING (max 160 tekens) === Kilometervergoeding 2026: €0,4326/km (kwartaal) of €0,4449/km (jaar). Actuele bedragen, fiscale regels en administratieve verplichtingen voor bedrijfsleiders.