Het matchingbeginsel in de boekhouding: kosten en opbrengsten correct toerekenen

HET MATCHINGBEGINSEL IN DE BOEKHOUDING: KOSTEN EN OPBRENGSTEN CORRECT TOEREKENEN

Praktische voorbeelden voor een correcte periodieke afbakening van je financiële resultaten

Het matchingbeginsel (of toerekeningsbeginsel) zorgt ervoor dat kosten en opbrengsten aan dezelfde periode worden toegerekend. Dit fundamentele boekhoudprincipe bepaalt dat uitgaven worden erkend op het moment dat ze bijdragen aan de gegenereerde inkomsten — ongeacht wanneer de betaling plaatsvindt. Zo krijg je een getrouw beeld van de werkelijke prestaties per boekjaar.

Wettelijke basis: Art. 3:6 KB WVV (KB 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen) – Richtlijn 2013/34/EU (Boekhoudrichtlijn)

1. WAT HOUDT HET MATCHINGBEGINSEL PRECIES IN?

Het matchingbeginsel is één van de fundamentele principes in het Belgisch boekhoudrecht. Het bepaalt dat opbrengsten worden geboekt in de periode waarin ze zijn verdiend, kosten worden geboekt in dezelfde periode waarin de bijbehorende opbrengsten worden erkend, en de betaaldatum niet bepalend is voor de toerekening.

De financiële resultaten per periode moeten een getrouwe weergave zijn van de prestaties van je onderneming. Alle kosten die nodig waren om de inkomsten te genereren worden in dezelfde periode geregistreerd als die inkomsten — zelfs als de kosten eerder of later zijn gemaakt of betaald.

2. WERKEN IN UITVOERING EN FACTURATIE

Situatie: Een bouwbedrijf voert werkzaamheden uit in december 2024, maar het project wordt pas in januari 2025 afgerond en gefactureerd.

Toepassing: De kosten van personeel, materialen en andere projectkosten die zijn gemaakt in 2024 worden toegerekend aan boekjaar 2024. Ze zijn immers in dat jaar gemaakt om de werken te voltooien, ook al vindt de facturatie en ontvangst van de opbrengsten pas in 2025 plaats.

3. DIENST GELEVERD, FACTUUR VOLGT LATER

Situatie: Je levert in november 2024 een dienst, maar de factuur wordt pas in januari 2025 verzonden.

Toepassing: De opbrengsten van de geleverde dienst worden geboekt in 2024 — het jaar waarin de dienst werd geleverd. Dit geldt ondanks dat de factuur en betaling in 2025 plaatsvinden.

Praktische tip: Gebruik per jaareinde een overzicht van "nog te factureren prestaties" (rekening 490) om ervoor te zorgen dat alle geleverde diensten correct worden toegerekend aan het juiste boekjaar.

4. VOORRAAD: KOST VOLGT VERKOOP

Situatie: Je koopt voorraad in november 2024, maar verkoopt die pas in januari 2025.

Toepassing: De kosten van de voorraad worden pas in 2025 als kost geboekt, wanneer de voorraad daadwerkelijk wordt verkocht en bijdraagt aan de inkomsten. In 2024 wordt de voorraad als een activum op de balans geregistreerd — niet als kost.

5. MATERIAAL GELEVERD, FACTUUR VOLGT LATER

Situatie: Materiaal wordt in december 2024 op een bouwplaats geleverd, maar de leverancier factureert dit pas in januari 2025.

Toepassing: De kosten van het materiaal worden in 2024 geboekt, omdat het al is geleverd en gebruikt in dat jaar voor het project. Via de "nog te ontvangen facturen" (rekening 444) worden de kosten correct toegerekend aan de periode waarin het materiaal werkelijk is ingezet.

6. VOORSCHOTFACTUREN

Situatie: Je ontvangt een voorschot van een klant in december 2024 voor een project dat in januari 2025 start en wordt voltooid.

Toepassing: De voorschotfactuur wordt geboekt als "uitgestelde opbrengst" (rekening 493) in 2024. De opbrengst wordt pas in 2025 in de winst-en-verliesrekening opgenomen, wanneer de werken zijn uitgevoerd. Zo worden opbrengsten en kosten van het project beide in 2025 geboekt.

Let op BTW-behandeling: Voor BTW-doeleinden is het tijdstip van opeisbaarheid vaak wél gekoppeld aan de factuurdatum of betaling. Het boekhoudkundig matchingbeginsel staat hier los van. Overleg met je boekhouder over de correcte verwerking.

7. ONDERHOUDSKOSTEN MACHINES

Situatie: In december 2024 wordt groot onderhoud uitgevoerd aan een machine, maar de factuur van de onderhoudsleverancier wordt pas in januari 2025 verzonden.

Toepassing: De onderhoudskosten worden toegerekend aan 2024, omdat het onderhoud is uitgevoerd en de machine in dat jaar is gebruikt voor productie.

8. HUURKOSTEN VOORUITBETAALD

Situatie: In december 2024 betaal je huur vooruit voor het eerste kwartaal van 2025.

Toepassing: De huurbetalingen die betrekking hebben op 2025 worden in 2024 geboekt als "vooruitbetaalde kosten" (rekening 490) — een activum op de balans. De werkelijke huurkosten worden in 2025 geboekt, wanneer de ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt.

9. AFSCHRIJVINGEN OP ACTIVA

Situatie: In september 2024 wordt een nieuwe machine gekocht voor € 100.000, met een verwachte levensduur van 10 jaar.

Toepassing: In plaats van de volledige aanschafprijs in 2024 als kost te boeken, wordt deze verdeeld over de verwachte gebruiksperiode. Elk jaar wordt een deel afgeschreven (bijvoorbeeld € 10.000 per jaar), zodat de kosten gelijkmatig worden verdeeld over de jaren waarin de machine bijdraagt aan de productie en inkomsten.

Pro rata afschrijving: Bij aankoop tijdens het boekjaar pas je pro rata afschrijving toe. Een machine gekocht in september 2024 wordt voor 4/12 van het jaarbedrag afgeschreven in 2024 (september t/m december).

10. BONUSSEN VOOR PERSONEEL

Situatie: Medewerkers verdienen in 2024 bonussen op basis van hun prestaties, maar deze worden pas in februari 2025 uitbetaald.

Toepassing: De bonussen worden toegerekend aan het jaar waarin de prestaties zijn geleverd (2024). De kosten worden dus geboekt in 2024, zelfs als de betaling pas in 2025 plaatsvindt. Gebruik hiervoor "toe te rekenen kosten" (rekening 492).

11. GARANTIEVOORZIENINGEN

Situatie: Een bedrijf verkoopt in november 2024 een product met een garantie van één jaar. In maart 2025 moet het product worden gerepareerd onder garantie.

Toepassing: De verwachte reparatiekosten worden al in 2024 als voorziening geboekt, omdat de garantie een verplichting is die voortkomt uit de verkoop in 2024. De werkelijke reparatiekosten die in 2025 plaatsvinden worden gedekt door de voorziening die in 2024 werd opgenomen.

12. SOFTWARELICENTIES VOORUITBETAALD

Situatie: In december 2024 betaal je voor een softwarelicentie die van januari 2025 t/m december 2025 geldig is.

Toepassing: De licentiekosten worden in 2024 geboekt als "vooruitbetaalde kosten" (activum), omdat de software pas in 2025 wordt gebruikt. In 2025 worden de kosten geleidelijk toegerekend aan elke maand waarin de software daadwerkelijk wordt gebruikt.

13. LANGLOPENDE PROJECTEN

Situatie: Een bouwbedrijf begint in juni 2024 aan een project dat pas in 2026 wordt voltooid.

Toepassing: Kosten en opbrengsten worden in elke boekhoudperiode erkend op basis van de voortgang van het werk. Als 40% van het project is voltooid in 2024, dan wordt 40% van de kosten en de verwachte opbrengsten toegerekend aan 2024. Dit heet de percentage of completion-methode.

Alternatief - completed contract-methode: Bij deze methode worden alle opbrengsten en kosten pas erkend bij voltooiing van het project. Deze methode is voorzichtiger maar geeft minder inzicht in de jaarlijkse prestaties. De keuze moet consistent worden toegepast en vermeld in de waarderingsregels.

14. OPLEIDINGSKOSTEN

Situatie: In oktober 2024 volgt personeel een opleiding, maar de factuur komt pas in januari 2025.

Toepassing: De kosten van de opleiding worden geboekt in 2024, aangezien de opleiding in dat jaar plaatsvond en de voordelen voor het bedrijf al in dat jaar beginnen.

15. MARKETINGCAMPAGNE

Situatie: In december 2024 voert een bedrijf een grootschalige marketingcampagne uit. De kostenfactuur wordt pas in januari 2025 verzonden.

Toepassing: De marketingkosten worden in 2024 geboekt, omdat de campagne in dat jaar is uitgevoerd en de voordelen in dat jaar worden verwacht.

OVERZICHT: VEELGEBRUIKTE OVERLOPENDE REKENINGEN

Rekening 490 - Vooruitbetaalde kosten: Huur, verzekering, licenties
Rekening 491 - Verkregen opbrengsten: Nog te factureren prestaties
Rekening 492 - Toe te rekenen kosten: Bonussen, vakantiegeld
Rekening 493 - Over te dragen opbrengsten: Vooruit ontvangen voorschotten
Rekening 444 - Nog te ontvangen facturen: Geleverde goederen zonder factuur

BRONNEN:

• Art. 3:6 KB WVV (KB 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen)
• Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en de Raad (Boekhoudrichtlijn)
• CBN-adviezen Commissie voor Boekhoudkundige Normen
• Verslag aan de Koning bij het KB WVV (BS 30 april 2019)

© 2025 Fisc@West BV · Boekhouder123.be · Erkend accountantskantoor ITAA