Moet ik deze factuur opladen?
Eén simpele check beslist of je factuur via Peppol binnenkwam.
Sinds 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor Belgische B2B-facturatie. Maar wat als je cliënt een factuur krijgt via e-mail, post of WhatsApp? Moet die dan nog manueel opgeladen worden? In één stap uitsluitsel.
Het vertrekpunt
Situatie
"Ik kreeg een factuur via een ander kanaal dan mijn boekhoudsoftware"
📧 E-mail
📮 Post
💬 WhatsApp
📎 WeTransfer
🖨️ Scan
🤝 Handmatig
De vraag
"Moet ik dit opladen?"
Drie eliminatievragen — elke JA = opladen
Je hoeft je software niet te openen. Drie vragen volstaan om 100% zekerheid te hebben. Elke JA betekent: het document kón sowieso niet via Peppol binnenkomen — dus opladen is nodig voor een bewijsstuk in je boekhouding.
1
Is het document buitenlands?
Factuur/bon uit FR, DE, NL, Amazon.de, hotelnota Parijs, enz.
✓ JA
📤
OPLADEN
Peppol-verplichting geldt enkel voor Belgische B2B. Buitenlandse documenten komen nooit via Peppol binnen.
✗ NEE — ga door naar vraag 2
→ Het document is Belgisch. Volgende vraag:
2
Is het géén factuur?
Kassabon, ticket, syndicusafrekening, verzekering, abonnement, publiciteitscontract, betalingsbewijs, offerte, ...
✓ JA
📤
OPLADEN
Peppol vervoert enkel facturen. Alle andere documenten moet je opladen — anders heb je géén bewijsstuk in je boekhouding.
✗ NEE — ga door naar vraag 3
→ Het is wél een factuur. Volgende vraag:
3
Ontbreekt jouw btw-nummer op het document?
Privé-kost die je als onkost inbrengt, factuur aan je partner, document zonder btw-vermelding
✓ JA
📤
OPLADEN
Zonder jouw btw-nummer als adressering kan de factuur onmogelijk in jouw Peppol-inbox terechtkomen.
✗ NEE
⏳
Peppol-zone
Belgisch ✓ · factuur ✓ · jouw btw-nr ✓
Deze factuur komt automatisch via Peppol in je pre-accountingtool.
→ NIET opladen
Werk actief in Billit / Scrada
⚠ Dubbele ontvangst is normaal
Veel leveranciers sturen tijdens de overgangsperiode zowel een Peppol-factuur als een PDF per mail (als "leescopie"). Laad in dat geval nooit de PDF ook op — de Peppol-versie zit al in je boekhouding. Dubbel opladen = dubbele boeking + dubbele btw-aftrek = controlerisico.
🎓 Caveat — leer werken met je pre-accountingtool
Hoe actiever je zélf werkt in Billit, Billtobox of Scrada, hoe minder facturen je nog per mail ontvangt. Je kan er perfect je betalingen organiseren: Peppol-facturen komen automatisch binnen, je selecteert wat betaald moet worden, en de software exporteert een SEPA-XML of betaalenveloppe voor je bank. Zo verdwijnt de vraag "moet ik deze mail opladen?" vanzelf — je tool is je werkinstrument, niet je mailbox.
ℹ️ Waarom deze aanpak zonder software-check werkt
De drie eliminatievragen filteren precies díe documenten uit die onmogelijk via Peppol konden binnenkomen: buitenlandse facturen (enkel BE↔BE gedekt), niet-facturen (Peppol vervoert enkel facturen) en documenten zonder jouw btw-nummer (geen adressering mogelijk). Voor die categorieën is opladen altijd nodig. De kleine restgroep Belgische B2B-facturen aan jouw btw-nummer valt daarentegen in de Peppol-zone — die komt automatisch binnen in je pre-accountingtool, daar hoef je niets voor te doen.
Typische documenten per eliminatievraag
🌍 Buitenlands (Q1)
Amazon.de, Booking.com-reservatie, Shopify-shop in NL, Franse hotelnota, Uber-rit in Berlijn, AliExpress-bestelling.
→ OPLADEN
📄 Geen factuur (Q2)
Kassabon, tankticket, syndicusafrekening, verzekeringspolis, abonnementsbevestiging, leasingcontract, publiciteitscontract, bankafschrift, betalingsbewijs.
→ OPLADEN
🆔 Geen btw-nr op document (Q3)
Privé-kost die je inbrengt (Brico, tankbeurt, restaurant op privé-naam), factuur aan je partner, kassabon zonder onderneming, aankoopbewijs zonder btw-vermelding.
→ OPLADEN
Hoe opladen? Drie manieren.
📧 Via mail doorsturen
Elke boekhoudsoftware heeft een persoonlijk inbox-adres (bv. jouwnaam@billit-inbox.com). Forward de leveranciersmail — de bijlage wordt automatisch ingelezen.
🖱️ Drag-and-drop in de app
Sleep de PDF vanuit je downloadmap rechtstreeks in het inbox-venster van Billit, Billtobox, Scrada of Dexxter. OCR doet de rest.
📸 Foto met de mobiele app
Papieren factuur of kassabon? Trek een foto met de mobiele app. De software herkent de gegevens automatisch en boekt ze klaar voor je boekhouder.
⚠ Dubbele ontvangst is normaal
Veel leveranciers sturen tijdens de overgangsperiode zowel een Peppol-factuur als een PDF per mail (als "leescopie"). Laad in dat geval nooit de PDF ook op — de Peppol-versie zit al in je boekhouding. Dubbel opladen = dubbele boeking + dubbele btw-aftrek = controle-risico.
Niet zeker of je Peppol-setup correct is?
Wij controleren je Access Point, testen de ontvangst en stemmen alles af met je boekhouding.
Plan een gesprek van 30 minuten →
⚖ Wettelijke basis
- Wet 6 februari 2024 — diverse fiscale bepalingen, verplichte e-factuur B2B (BS 20.02.2024)
- KB 9 februari 2024 — gestructureerde elektronische facturatie (BS 21.02.2024)
- Art. 53, §2, eerste lid, 1° W.BTW (zoals gewijzigd)
- EU-Richtlijn 2014/55/EU · Peppol BIS Billing 3.0 (openpeppol.eu)
- FOD Financiën — FAQ E-invoicing (finance.belgium.be)
Deze informatie is met zorg opgesteld en geverifieerd tegen officiële Belgische bronnen. De fiscale wetgeving wijzigt regelmatig — toets adviezen altijd aan je specifieke situatie met een deskundige. Zie ook de algemene disclaimer onderaan deze website.
