Forfaitaire onkostenvergoeding voor bedrijfsleider
De belastingvrije forfaitaire vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen geïndexeerd en gelden er (gewijzigde) voorwaarden voor de toekenning ervan. Een vennootschap kan aan haar bedrijfsleider een vaste maandelijkse onkostenvergoeding toekennen van maximaal €332,80 per maand (vanaf 1 maart 2025 geïndexeerd naar €339,59 per maand), op voorwaarde dat deze bedrijfsleider regelmatig prestaties buiten de bedrijfszetel levert
Hieronder bespreken we wat deze voorwaarden precies inhouden – in het bijzonder wat verstaan wordt onder “regelmatige prestaties” en “prestaties buiten de bedrijfszetel” – en of de vroegere 6-uur-per-dag eis nog geldt.
Ten slotte gaan we in op de vereiste bewijsvoering en documentatie. We verwijzen waar mogelijk naar officiële bronnen van RSZ, FOD Financiën en Vlabel.
Regelmatige prestaties buiten de bedrijfszetel
“Regelmatige prestaties” slaat op het frequente, terugkerende karakter van de beroepsmatige verplaatsingen. Met andere woorden: de aard van de functie impliceert dat men structureel op regelmatige basis buiten de vaste werkplaats werkt In de fiscale richtlijnen wordt dit omschreven als bijvoorbeeld een “reizende functie” of een functie die inherent gepaard gaat met dienstreizen. Er is geen expliciete norm (zoals “dagelijks” of “wekelijks”) vastgelegd, maar regelmatig betekent dat de verplaatsingen geen uitzondering zijn, maar een vast onderdeel van de job vormen. Zo zou minstens één keer per week op verplaatsing een indicatie kunnen zijn van regelmaat, of een bepaald aantal dagen per maand. Het sleutelcriterium is dat het structureel is en niet louter sporadisch.
Voorbeeld: Een salesmanager of vertegenwoordiger die wekelijks klanten bezoekt, of een consultant die geregeld buiten kantoor bij klanten werkt, wordt beschouwd als iemand met regelmatige prestaties buiten de bedrijfszetel Incidentele of zeldzame verplaatsingen zouden daarentegen niet onder “regelmatig” vallen. In geval van twijfel zal men kijken naar de functieomschrijving en het effectief reispatroon (bv. agenda of rittenblad over een langere periode) om te oordelen of de verplaatsingen voldoende regelmatig zijn.
Wat zijn “prestaties buiten de bedrijfszetel”?
“Prestaties buiten de bedrijfszetel” (of buiten de vaste plaats van tewerkstelling) zijn alle professionele activiteiten die niet op de officiële bedrijfszetel of vaste werkplaats plaatsvinden. Concreet gaat het om binnenlandse dienstreizen: verplaatsingen in opdracht van de onderneming van de vaste werkplaats (of woonplaats) naar een andere locatie dan die vaste werkplaats. Dit omvat bijvoorbeeld klantenbezoeken, werfbezoeken, afspraken op locatie bij een klant of leverancier, prospectie op het terrein, enzovoort.
Woon-werkverkeer (van thuis naar de vaste standplaats) telt niet als dienstreis, en valt dus niet onder “prestaties buiten de bedrijfszetel”
Belangrijk is ook de 40-dagenregel: als men meer dan 40 dagen per jaar naar dezelfde externe locatie gaat voor het werk, dan beschouwt de fiscus die locatie als een vaste tewerkstellingsplaats, en niet langer als een dienstreisbestemming
Dit betekent dat men voor verplaatsingen naar die plek (vanaf dag 41 in hetzelfde jaar) geen forfaitaire dienstreisvergoeding meer belastingvrij kan ontvangen. Met andere woorden, frequente werkzaamheden op éénzelfde externe locatie worden na verloop van tijd gezien als een tweede vaste werkplaats. (Opmerking: in de bouwsector hanteert men meestal meteen de werf als vaste tewerkstellingsplaats van de bedrijfsleider, waardoor de 40-dagenregel daar niet wordt toegepast)
Korte klantbezoeken (bv. van één uur) vallen in principe wél onder prestaties buiten de bedrijfszetel – het zijn immers professionele verplaatsingen weg van de vaste standplaats, ook al duren ze niet lang. Het uurrooster of de duur van de buitenhuisprestatie is op zich niet bepalend voor het begrip: ook een afspraak van één of twee uur bij een klant is een buitenlandse dienstreis.
Echter, de duur wordt wél relevant bij de voorwaarden voor het al dan niet toekennen van de forfaitaire vergoeding per dag (zie volgende punt). Kortom, ja, ook een klantbezoek van een uur kwalificeert als een prestatie buiten de bedrijfszetel (mits het uiteraard een beroepsmatig bezoek is en geen woon-werkverplaatsing), maar of daarvoor een forfaitaire onkostenvergoeding kan worden toegekend hangt af van het voldoen aan de fiscale/RSZ-voorwaarden (zoals duur, frequentie, enz.).
Voorwaarde van minimaal 6 uur per dag – nog van toepassing?
Vroeger gold voor de forfaitaire dagelijkse onkostenvergoeding dat de dienstreis minstens 6 uur moest duren om een belastingvrije dagvergoeding te rechtvaardigen. Deze voorwaarde geldt nog steeds voor de toekenning van een individuele fiscale dagvergoeding.
De FOD Financiën aanvaardt een belastingvrije dagvergoeding (maaltijdvergoeding) van momenteel €20,80 (vanaf 1 juni 2024) enkel “indien de duur van de verplaatsing minimaal 6 uur bedraagt” Dit betekent: maakt de bedrijfsleider of werknemer één dag een dienstreis van minder dan 6 uur, dan kan die dag in principe géén forfaitaire dagvergoeding belastingvrij worden uitgekeerd. Deze 6-urenregel is bedoeld om te verzekeren dat er effectief bijkomende kosten (met name een maaltijd) verbonden zijn aan de trip, wat doorgaans pas speelt bij langere afwezigheden.
Bij de maandelijkse forfaitaire vergoeding daarentegen is die strikte 6-urengrens niet van toepassing . Voor een bedrijfsleider (of werknemer) met regelmatige buitenwerkse prestaties mag de werkgever/vennootschap ervoor kiezen om een vaste maandvergoeding toe te kennen tot maximaal 16 keer de dagvergoeding (dus €332,80 per maand op voltijdse basis)
In dit geval vervalt de voorwaarde dat elke afzonderlijke verplaatsing minimaal 6 uur moet duren. Met andere woorden: als aan het criterium van “regelmatig buiten de bedrijfszetel” voldaan is, kan men op maandbasis een forfait betalen zonder voor elke dag na te gaan of er wel 6 uur werd gereisd. Dit is een belangrijke versoepeling. Het maakt bijvoorbeeld mogelijk dat iemand die dagelijks kortere verplaatsingen doet (bv. elke dag een klantbezoek van een paar uur) toch een maandforfait krijgt, terwijl die persoon op dagbasis nooit aan 6 uur per keer kwam.
Samengevat: de 6-urenregel is afgeschaft voor de maandelijkse forfaitaire vergoeding (vanaf juni 2024), maar blijft gelden indien men opteert voor losse dagvergoedingen.
NB: Deze nieuwe fiscale interpretatie werd bevestigd via een circulaire van de FOD Financiën (Circulaire 2024/C/38 van 3 juni 2024).
Daarin is expliciet opgenomen dat bij een maandvergoeding voor reizende functies de minimumduur van 6 uur niet vereist is, en dat de maandvergoeding maximaal 16 maal de dagforfait mag bedragen.
RSZ-regels vs. fiscale regels (en situatie voor bedrijfsleiders)
Belastingen (fiscus) en sociale zekerheid (RSZ) hanteren andere interpretaties voor onkostenvergoedingen bij dienstreizen. De hierboven besproken bedragen en voorwaarden (bv. €20,80/dag, €332,80/maand, geen 6-uurseis bij maandforfait) zijn die welke door de fiscus worden aanvaard voor belastingvrijstelling. De RSZ daarentegen heeft eigen richtlijnen en maximumbedragen voor werknemers. In de RSZ-administratie spreekt men van “niet-sedentaire werknemers” wanneer een werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur aaneensluitend). Als zo iemand geen gebruik kan maken van de gebruikelijke bedrijfsfaciliteiten (toilet, refter, wasplaats) tijdens die verplaatsing, aanvaardt RSZ dat de werkgever daarvoor €10 per dag forfaitair vergoed
Daarnaast – als de werknemer onderweg ook een maaltijd buitenshuis moet nemen – aanvaardt RSZ nog eens €7 per dag extra als maaltijdvergoeding. In totaal hanteert RSZ dus feitelijk maximaal €17/dag aan onkostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen van werknemers, onder de strikte voorwaarde van minstens 4 uur verplaatsingstijd per dag en het niet kunnen gebruiken van werkplekfaciliteitene. Deze RSZ-normen liggen aanzienlijk lager dan de fiscale maxima (20,80 €/dag), en RSZ eist ook strengere feitelijke omstandigheden (4 uur onderweg, geen voorzieningen)
Bij cumulatie van voordelen zitten fiscus en RSZ wel op één lijn: zo mag voor dezelfde dag geen dubbele dekking van maaltijdkosten gebeuren. Als bijvoorbeeld voor een reisdag maaltijdcheques worden gegeven, moet de waarde daarvan in mindering op de forfaitaire maaltijdvergoeding worden gebracht
Belangrijk voor bedrijfsleiders: De RSZ-regels gelden in de praktijk alleen voor werknemers die onder de loon-en RSZ-wetgeving vallen. Bedrijfsleiders van vennootschappen vallen meestal niet onder het werknemers-RSZ-stelsel, maar onder het sociaal statuut der zelfstandigen.
Daardoor zijn de RSZ-beperkingen niet van toepassing op vergoedingen aan bedrijfsleiders. Een vennootschap kan haar bedrijfsleider dus in principe het volledige fiscale forfait toekennen (tot €332,80/maand) zonder rekening te moeten houden met de lagere RSZ-plafonds.
Met andere woorden, voor bedrijfsleiders is er op sociaalzekerheidsvlak geen probleem om de maximale fiscale bedragen uit te keren als kosten eigen aan de vennootschap. (Zou men dezelfde bedragen aan een gewone werknemer toekennen, dan riskeert het deel boven de RSZ-norm als loon te worden beschouwd met bijhorende RSZ-bijdragen – vandaar de waarschuwing om voor werknemers te beperken tot de RSZ-aanvaarde bedragen.
Bewijsvoering en documentatie
Hoewel forfaitaire onkostenvergoedingen bedoeld zijn om de administratieve last te verlichten (geen individuele onkostennota’s voor elke maaltijd nodig), betekent dit niet dat er geen bewijsstukken of rechtvaardiging nodig zijn. Zowel de fiscus als (indien van toepassing) de RSZ kunnen bij controle vragen om aan te tonen dat de voorwaarden voor de vrijstelling vervuld zijn. Enkele aandachtspunten rond bewijs en documentatie:
Aantonen van de prestaties buiten de bedrijfszetel: De bedrijfsleider (of werknemer) moet in geval van controle kunnen bewijzen dat hij/zij effectief beroepsmatige verplaatsingen heeft gemaakt. Voor dagvergoedingen houdt dit in dat men moet aantonen dat de betrokken dienstreis minstens 6 uur duurde en dat het een werkgerelateerde verplaatsing betrof. Vaak gebeurt dit aan de hand van een agenda, timesheets, bestelbons, vergadernotulen of andere stukken die de duur en het doel van de trip staven. Voor maandvergoedingen is het voordeel dat men niet elke dag afzonderlijk de 6-uurregel hoeft te bewijzen. Toch is het aangewezen om ook hier een vorm van documentatie bij te houden die de regelmaat en het aantal verplaatsingen onderbouwt. In de praktijk wordt aangeraden de hoogte van de maandelijkse forfaitvergoeding te baseren op het gemiddeld aantal dienstreisdagen in een voorafgaande periode (bijvoorbeeld het vorige jaar)Zo kan men bijvoorbeeld een reisverslag of overzicht bijhouden van alle professionele verplaatsingen per maand. Dit kan dienen als interne berekeningsbasis én als bewijsstuk dat de forfaitaire vergoeding in lijn is met de realiteit. Als uit de boeken blijkt dat bv. gemiddeld 10 dagen per maand op verplaatsing werd gewerkt, kan dat een maandforfait van (maximaal) 10 × dagbedrag rechtvaardigen. Het is niet vereist dat elke maand exact dat aantal verplaatsingsdagen gehaald wordt; een maand kan iets meer en de andere iets minder dagen tellen, zolang over het geheel de vergoeding een redelijke benadering van de gemaakte kosten is.
Het sleutelprincipe is dat de forfaitaire vergoeding moet overeenstemmen met een kostenrealiteit – zij het via concrete bewijsstukken of via een geloofwaardige raming op basis van vroegere patronen.
Fiche 281.20: Wanneer een vennootschap een vergoeding uitbetaalt aan haar bedrijfsleider, moet dit verplicht worden gerapporteerd op de fiche 281.20 (de fiscale fiche voor toegekende vergoedingen aan bedrijfsleiders) onder de rubriek “kosten eigen aan de werkgever”. Dit is een belangrijke formaliteit: zonder fiche 281.20 is de vergoeding niet aftrekbaar voor de vennootschap. Met andere woorden, als men nalaat de forfaitaire onkostenvergoeding op de fiche van de bedrijfsleider te vermelden, riskeert men dat de fiscus de kost verwerpt en/of de vergoeding aanziet als een verborgen dividend of loon. Zorg er dus voor dat jaarlijks op de fiscale fiche van de bedrijfsleider de ontvangen dag- of maandvergoedingen correct worden ingevuld (in het vak “Diverse inlichtingen” van de fiche 281.20.
Geen dubbele vergoeding: Zowel de fiscus als RSZ eisen dat er niet dubbel geteld wordt. Dit houdt in dat er geen andere tussenkomst mag zijn voor dezelfde kost. Bijvoorbeeld, indien de bedrijfsleider voor de betreffende dag al maaltijdcheques of een catering krijgt, moet de waarde daarvan in mindering gebracht worden op de forfaitaire maaltijdvergoeding. Ook mag de vennootschap niet daarnaast nog eens reële onkosten voor maaltijden terugbetalen voor die dag – het is ofwel forfaitair, ofwel reëel, maar niet beide voor dezelfde uitgave.
Situationele uitsluitingen: Denk ook aan de eerder genoemde 40-dagenregel en andere beperkingen. Als de vergoeding wordt toegekend voor iets dat eigenlijk niet onder een dienstreis valt (bijv. voor dagen waarop feitelijk geen verplaatsing was, of voor woon-werktrajecten), dan zal de fiscus dit verwerpen. Tijdens periodes waarin evident geen dienstreizen gebeuren (bijv. een verlofperiode, ziekteperiode, zwangerschapperioden, lockdown) is het toekennen van een forfait verdacht. De administratie heeft gesteld dat als in zulke omstandigheden toch een vergoeding werd uitgekeerd, dit als simulatie kan worden gezien en dus herkwalificeerd wordt tot belastbaar loon. Kortom, de vergoeding moet steeds stroken met een werkelijke beroepsmatige verplaatsing.
Samengevat: zorg voor een degelijke onderbouw van de forfaitaire onkostenvergoeding. Documenteer de reisbewegingen (frequentie, duur, bestemming) bijvoorbeeld via rittenstaten of agenda’s, stel zo nodig een interne policy/berekening op voor de maandvergoeding, en neem de vergoeding correct op in de fiscale fiches. Als de forfait binnen de maximale bedragen blijft en de voorwaarden (regelmaat, geen dubbele vergoeding, niet voor woon-werk, etc.) nageleefd worden, zal deze bij een controle als kosten eigen aan de vennootschap worden aanvaard en dus belastingvrij blijven voor de bedrijfsleider. Worden de limieten of voorwaarden echter overschreden, dan loopt men het risico dat de vergoeding wordt geherkwalificeerd als loon en alsnog belast (en voor werknemers: onderworpen aan RSZ). Daarom is het van belang de bovenstaande spelregels te respecteren en bij twijfel advies in te winnen of langs de officiële bronnen te raadplegen.
Bronnen: Officiële instructies en circulaires van RSZ en FOD Financiën, zoals samengevat in onder meer de infosheets van Liantisliantis.beliantis.be en Acertaacerta.beacerta.be. Deze bronnen bevestigen de bedragen en voorwaarden vanaf 1 juni 2024 en benadrukken de juiste toepassing voor bedrijfsleiders. Het is steeds raadzaam om bij onduidelijkheden de originele RSZ-administratieve instructies en de fiscale circulaire 2024/C/38 te consulteren voor volledige details.