Verantwoorde Beroepskosten: Wat mag je aftrekken in 2025?
Alles over de fiscale aftrekbaarheid van beroepskosten voor zelfstandigen en vennootschappen in België
Beroepskosten vormen de basis van je fiscale optimalisatie. Elke euro die je correct als beroepskost inbrengt, verlaagt je belastbare winst. Maar niet elke uitgave is zomaar aftrekbaar – de fiscus stelt strikte voorwaarden. In dit artikel lees je welke kosten je mag aftrekken, welke bewijsstukken je nodig hebt en waar de valkuilen liggen.
1. Wat zijn aftrekbare beroepskosten?
Beroepskosten zijn uitgaven die je maakt om je beroepsactiviteit uit te oefenen. Artikel 49 WIB 1992 vormt de wettelijke basis en stelt vier cumulatieve voorwaarden waaraan elke kost moet voldoen:
De 4 voorwaarden voor aftrekbaarheid (Art. 49 WIB 1992)
- Verband met beroepsactiviteit – De kosten moeten verband houden met je beroep. Privé-uitgaven zijn dus niet aftrekbaar.
- Gedaan of gedragen in het belastbaar tijdperk – De kosten moeten in het jaar van aftrek werkelijk betaald zijn, of het karakter hebben van een zekere en vaststaande schuld.
- Om belastbaar inkomen te verkrijgen of te behouden – Je hoeft nog geen inkomsten te hebben, maar de intentie moet er zijn.
- Verantwoord door bewijsstukken – Facturen, BTW-bonnetjes, bankuittreksels en contracten vormen je bewijs.
💡 Tip: BTW-nummer vermelden
Laat altijd je BTW-nummer vermelden op facturen. Zonder vermelding van je ondernemingsnummer is de BTW in principe niet aftrekbaar. Dit is een veel gemaakte fout bij aankopen in winkels of bij leveranciers.
2. Overzicht aftrekbare beroepskosten
2.1 Kosten verbonden aan (deels) beroepsmatig gebruikte gebouwen
- Huur en huurlasten (op voorwaarde dat het huurcontract dit toelaat)
- Verwarming, elektriciteit, gas en water
- Onderhoud en herstellingen
- Afschrijvingen op gebouwen en inrichting
- Onroerende voorheffing
- Intresten op leningen voor gebouwen
Bij gemengd gebruik (privé én beroep) bepaal je het beroepsmatig percentage. Zie onze pagina Beroepsgebruik berekenen voor de methodiek.
2.2 Kantoor- en administratiekosten
- Telefoon, internet en GSM (enkel van werkende vennoten – bij verzamelfactuur worden andere GSM-kosten als privé geboekt)
- Bureelbenodigdheden, papier en fotokopieën
- Postzegels en verzendkosten
- Abonnementen, bijdragen en vakliteratuur
- Cursussen en opleidingen
2.3 Vervoerskosten
⚠️ Let op: Autokosten zijn complex
De fiscale behandeling van autokosten hangt af van het type voertuig, de CO2-uitstoot en het beroepsmatig gebruik. Win altijd advies in vooraleer je situatie aan te passen. Zie onze uitgebreide pagina Autokosten.
Vrachtwagens en bestelwagens kunnen 100% aftrekbaar zijn voor het beroepsmatig gebruik.
Bij aankoop van een privé aangekochte wagen door de vennootschap: gebruik de marktconforme waarde (zoek vergelijkbare voertuigen op en bewaar je opzoeking als bewijs).
Volgende autokosten komen in aanmerking:
- Verzekering
- Onderhoud en herstelling
- Taksen, parkeerkosten, carwash
- Brandstof (via bonnetjes kan, ideaal via factuur met BTW-nummer)
2.4 Vergoedingen aan derden
- Commissies en erelonen (accountant, belastingconsulent, advocaat, notaris, architect, ...)
- Sociaal secretariaat
2.5 Verzekeringen
Risicodekkende verzekeringen:
- Brand- en BA-onderneming
- Voertuigenverzekering
- Breuk- en schadeverzekering
- Let op: BA Gezin (familiale) is privé!
Inkomensbehoudende verzekeringen:
- Gewaarborgd inkomen
- Hospitalisatieverzekering
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
- Schuldsaldoverzekering
- Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
- Winst-verliesverzekering
Kapitaalopbouwende verzekeringen (spaarplan):
- Pensioentoezeggingen (IPT, POZ)
- Vrij Aanvullend Pensioen (VAPZ)
- Pensioensparen en lange termijn sparen
2.6 Verkoopkosten
| Kostensoort | Fiscale aftrekbaarheid |
|---|---|
| Publiciteit en reclame | 100% |
| Relatiegeschenken | 50% (zie voorwaarden) |
| Restaurantkosten | 69% |
| Sponsoring | 100% |
| Beurskosten | 100% |
| Verpakkingsmateriaal | 100% |
2.7 Exploitatiekosten
- Klein materiaal
- Onderhoud en herstelling materieel en machines
- Wasserijkosten
- Huur materieel
2.8 Andere uitgaven
- Sociale bijdragen
- Personeelskosten (bezoldigingen, patronale lasten)
- Financiële kosten
3. Afschrijvingen
Aankopen van goederen die meerdere jaren worden gebruikt, worden als investeringen beschouwd. Hierop wordt afgeschreven over de economische levensduur. Voorbeelden:
- Afschrijvingen op gebouwen (33 jaar)
- Afschrijvingen op kantoormaterieel (5 jaar)
- Afschrijvingen op bureelmeubilair (10 jaar)
- Afschrijvingen op voertuigen (5 jaar)
- Afschrijvingen op inrichting gebouwen (variabel)
4. Verworpen uitgaven: beperkt aftrekbare kosten
Sommige kosten zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Artikel 53 WIB 1992 somt de niet-aftrekbare en beperkt aftrekbare uitgaven op.
| Kostensoort | Aftrekbaar % | BTW aftrekbaar? |
|---|---|---|
| Restaurantkosten (zakelijk) | 69% | Nee (uitz. mogelijk) |
| Receptie- en onthaalkosten | 50% | Nee |
| Relatiegeschenken (< €250) | 50% | Ja, indien < €50 |
| Relatiegeschenken (> €250) | 100%* | Nee |
| Personeelsfeest (1x/jaar) | 100% | Nee |
| Promotiemateriaal met logo | 100% | Ja |
* Bij relatiegeschenken > €250 is fiche 281.50 vereist (voordeel alle aard voor ontvanger)
Restaurantkosten: uitzonderingen op de 69%-regel
In bepaalde gevallen zijn restaurantkosten 100% aftrekbaar:
- Personeelsfeesten (max. 1x/jaar, voor alle personeelsleden)
- Maaltijden verstrekt aan personeel met eigen bijdrage (min. €1,09)
- Vertegenwoordigers in de voedingssector
- Kosten doorgerekend aan derden (afzonderlijk gefactureerd)
- Personeel dat > 5 uur/dag buitenshuis werkt (levering goederen/diensten)
5. Bewijsstukken: wat heb je nodig?
Checklist bewijsstukken
- Facturen met BTW-nummer van je onderneming
- BTW-bonnetjes of GKS-tickets
- Bankuittreksels (betaling via zakelijke rekening)
- Contracten (huur, leasing, diensten)
- Kilometerregistratie (bij voertuigkosten)
- Notities bij restaurantkosten (wie, wanneer, waarom)
💡 Tip: Digitale bewijsvoering
Maak een foto van bonnetjes via je smartphone en upload deze naar je boekhoudportaal. Noteer de context erbij (naam klant, aanleiding etentje). Zo voorkom je discussies bij controle en zijn je bewijsstukken altijd beschikbaar.
6. Standaard kostenindeling in de boekhouding
In de boekhouding worden beroepskosten ingedeeld volgens het MAR (Minimum Algemeen Rekeningenstelsel). De belangrijkste categorieën zijn:
- 61-rekeningen: Diensten en diverse goederen
- 62-rekeningen: Bezoldigingen en sociale lasten
- 63-rekeningen: Afschrijvingen en waardeverminderingen
- 64-rekeningen: Andere bedrijfskosten
- 65-rekeningen: Financiële kosten
Twijfel je of een kost aftrekbaar is?
Neem contact op voor persoonlijk advies. Wij bekijken je situatie en zorgen voor een correcte fiscale verwerking.
DISCLAIMER
De door Boekhouder123, Fisc@West, Admin@West of geaffilieerden verstrekte informatie is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Bij de totstandkoming van bepaalde content wordt gebruik gemaakt van AI-ondersteunde technologie voor structuur, opmaak en formulering. De juridische en fiscale inhoud is geverifieerd tegen officiële Belgische bronnen.
Geraadpleegde bronnen:
- Art. 49 WIB 1992 – Wetboek van de Inkomstenbelastingen
- Art. 53 WIB 1992 – Niet-aftrekbare beroepskosten
- Art. 53/1 WIB 1992 – Uitzonderingen doorrekening kosten
- FOD Financiën – Circulaires en administratieve commentaar
- Cassatie 12 juni 2015 – Causaliteitsvoorwaarde vennootschapsbelasting
Voor de juistheid en volledigheid kan echter niet worden ingestaan zonder toetsing aan uw specifieke situatie. Bekijk adviezen altijd samen met een deskundige ter zake.
beroepskosten aftrekbaar België 2025 artikel 49 WIB fiscale aftrekbaarheid zelfstandigen vennootschappen kantoorkosten autokosten restaurantkosten 69% relatiegeschenken 50% afschrijvingen verzekeringen bewijsstukken facturen BTW-bonnetjes accountant boekhouder Vlaanderen