Het meest correct verantwoordingsstuk is een factuur:

Dit kan zowel  een papieren of een digitaal stuk zijn

 

Probeer steeds een geldige factuur door te sturen

  • Het vermeld jouw gegevens EN jouw BTW nummer voor jouw beroepsaankopen
  • Het identificeert jouw leverancier ondubbelzinnig
  • Het document is niet wijzig baar en definitief en kan enkel worden aangepast door een creditnota
  • Voor het opmaken van de factuur mag door de afzender een kost aangerekend worden.

 

 

Sommige verantwoordingsstukken zijn geen factuur, maar dienen als kwitantiebewijs:

 

Onkosten nota’s: ( kassaticketjes, “leeuwtjes”, …)

 

  • Losse kantoorkosten
  • Brandstofkosten
  • Restaurantkosten
  • Betaald beroepsmatige dienstreizen
  • Bewijs van betaling aan een vereniging, VZW,...
  • Bewijs van betaling via Kredietkaart

 

Deze manier van verantwoorden MOET een UITZONDERING blijven immers de identificatie is niet 1 op 1 toewijsbaar. De bewijskracht stijgt als dit verantwoordingsstuk gekoppeld wordt met een overschrijving naar de begunstigde via diens bankrekeningnummer.

 

Andere veel voorkomende kosten die geen factuur afleveren omdat ze gebaseerd zijn op een contract:

 

  • Betalen van verzekeringen (gebaseerd op een verzekeringspolis-contract)
    • Het kwitantiedocument is het primair bewijsstuk.
  • Betalen van Syndicuskosten ( gebaseerd op een rekeningverslag van de Syndicus)
    • De Syndicusafrekening is het primaire bewijsstuk.
  • Betalen van Huur voor onroerende goederen ( gebaseerd op een huurcontract)
    • De overschrijving is het primaire bewijsstuk.
  • Betalen van Leningen ( gebaseerd op een kredietcontract en kredietbrief)
    • De afname van de lening door de bank en het jaarlijks attest is het primaire bewijsstuk
  • Betalen van lonen ( gebaseerd op een arbeidscontract)
    • De onderliggende salarisdocumenten zijn het primaire bewijsstuk.
  • Betalen van Commissies, erelonen,…
      • Op basis van een Factuur
      • Op basis van self-billing
      • Op basis van een contract ( bvb. Bancontact- leverancier)
      • Op basis van een zelf opgemaakte fiche 281.50