Loon bedrijfsleider · december 2025

Forfaitaire onkostenvergoeding voor bedrijfsleiders: het complete overzicht

Als bedrijfsleider kun je via je vennootschap belastingvrije kostenvergoedingen ontvangen. We zetten alle mogelijkheden, actuele bedragen en voorwaarden op een rij.

---

1. Welke forfaitaire vergoedingen bestaan er?

De fiscus aanvaardt verschillende types forfaitaire kostenvergoedingen voor bedrijfsleiders. De belangrijkste zijn de vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen, de kantoorvergoeding bij thuiswerk, en de vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen. Daarnaast zijn er ook vergoedingen voor specifieke kosten zoals het opladen van een elektrische bedrijfswagen thuis.

2. Vergoeding voor binnenlandse dienstreizen

Wanneer je als bedrijfsleider professionele verplaatsingen maakt binnen België (bezoek aan klanten, leveranciers, beurzen, enz.), kan de vennootschap een forfaitaire vergoeding toekennen voor de kleine kosten onderweg, voornamelijk maaltijdkosten. Er zijn twee systemen mogelijk: een dagvergoeding per effectieve reisdag of een vaste maandvergoeding.

2.1 Dagvergoeding (€ 21,22/dag)

De dagvergoeding wordt toegekend per effectieve dienstreis en bedraagt vanaf 1 maart 2025 maximaal € 21,22 per dag. Dit bedrag dekt de maaltijdkosten en andere kleine uitgaven tijdens de verplaatsing.

2.2 Maandvergoeding (€ 339,59/maand) – de 16-dagenregel

Als alternatief voor de dagvergoeding kan de vennootschap een vaste maandelijkse vergoeding toekennen aan bedrijfsleiders die regelmatig prestaties buiten de bedrijfszetel leveren. Het maximum bedraagt 16 keer de dagvergoeding, dus € 339,59 per maand (vanaf maart 2025).

De voorwaarde "regelmatige prestaties" slaat op het frequente, terugkerende karakter van de beroepsmatige verplaatsingen. Denk bijvoorbeeld aan een zaakvoerder van een adviesbureau die wekelijks meerdere klanten bezoekt, of een aannemer die dagelijks werven bezoekt.

3. Belangrijke beperkingen en uitsluitingen

De forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen zijn aan strikte voorwaarden onderworpen. Niet elke verplaatsing komt in aanmerking en er zijn verschillende uitsluitingsregels.

3.1 De 40-dagenregel (vaste plaats van tewerkstelling)

Ben je als bedrijfsleider in één kalenderjaar 40 dagen of meer aanwezig op dezelfde plaats (bijvoorbeeld bij dezelfde klant), dan beschouwt de fiscale administratie deze plaats als een "vaste plaats van tewerkstelling". Verplaatsingen naar deze locatie komen niet in aanmerking voor de forfaitaire vergoeding – de fiscus ziet dit als woon-werkverkeer.

In de praktijk beweert de fiscus soms dat voor de bouwsector de 40-dagenregel niet geldt en dat een werf per definitie een vaste plaats van tewerkstelling zou zijn.*

3.2 Geen woon-werkverkeer

De forfaitaire vergoeding mag nooit worden toegekend voor verplaatsingen tussen je woonplaats en de vaste bedrijfszetel van de vennootschap. Dit is woon-werkverkeer en valt onder een ander fiscaal regime (eventueel een kilometervergoeding of fietsvergoeding).

3.3 Geen dubbele vergoeding

Je mag voor dezelfde kosten niet meerdere vergoedingen ontvangen. Concreet betekent dit:

• Als je voor een reisdag ook maaltijdcheques ontvangt, moet de werkgeversbijdrage in mindering worden gebracht van de forfaitaire dagvergoeding
• Je kunt niet tegelijk een forfaitaire vergoeding én de werkelijke kosten op basis van bewijsstukken claimen voor dezelfde uitgave
• Als de vennootschap of een klant de maaltijd betaalt (catering, bedrijfsrestaurant), is geen forfaitaire maaltijdvergoeding mogelijk voor die dag

4. Forfaitaire thuiswerkvergoeding (kantoorkosten)

Werk je als bedrijfsleider structureel en regelmatig van thuis? Dan kan de vennootschap een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen. Deze vergoeding dekt de kosten verbonden aan een thuiskantoor: verwarming, elektriciteit, klein kantoormateriaal, onderhoud, en het gebruik van een werkruimte in de privéwoning.

Wettelijke basis: Circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021 over tussenkomsten van de werkgever in het kader van thuiswerk; RSZ Administratieve instructies 2025/1.

5. Vergoeding voor buitenlandse dienstreizen

Voor professionele verplaatsingen naar het buitenland gelden afzonderlijke forfaits per land. De fiscus aanvaardt dat bedrijfsleiders dezelfde dagvergoedingen ontvangen als de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken. Deze bedragen variëren per bestemming en worden regelmatig geïndexeerd (laatste update: 1 augustus 2025).

De forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen dekken de kosten voor maaltijden, drank, plaatselijk vervoer (taxi, metro) en andere kleine uitgaven. De verplaatsingskosten naar het buitenland en huisvestingskosten zijn hier niet in begrepen – deze mogen afzonderlijk worden vergoed op basis van bewijsstukken.

Belangrijke voorwaarden: de dienstreis mag maximaal 30 kalenderdagen duren (bij langere opdrachten gelden andere regels) en verplaatsingen naar het buitenland mogen geen deel uitmaken van je normale, dagelijkse beroepsactiviteit. Grensarbeiders of personen die dagelijks over de grens pendelen komen dus niet in aanmerking.

Wettelijke basis: Circulaire 2023/C/61 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen; Ministerieel besluit FOD Buitenlandse Zaken gepubliceerd in BS 26 juli 2025.

6. Documentatie en fiscale fiche 281.20

Een goede documentatie is essentieel om de forfaitaire vergoedingen te kunnen verantwoorden bij een eventuele fiscale controle. De bewijslast ligt bij de vennootschap.

De toegekende forfaitaire vergoedingen moeten verplicht worden vermeld op de fiscale fiche 281.20 (bedrijfsleiders). Het totaalbedrag van de in het jaar toegekende forfaitaire vergoedingen moet worden opgenomen in het vak "Diverse Inlichtingen – Eigen kosten van de vennootschap – Forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen".

7. Mag je verschillende vergoedingen combineren?

Ja, onder voorwaarden. De diverse forfaitaire vergoedingen dekken verschillende kosten en kunnen in principe worden gecombineerd, zolang er geen overlap is:

• Dienstreisvergoeding + thuiswerkvergoeding: combinatie is mogelijk. Op dagen dat je thuiswerkt krijg je de thuiswerkvergoeding; op dagen dat je op dienstreis bent de reisvergoeding. Let wel: niet beide op dezelfde dag.
• Dienstreisvergoeding + kilometervergoeding: combinatie is mogelijk. De dienstreisvergoeding dekt maaltijdkosten, de kilometervergoeding dekt de verplaatsingskosten zelf.
• Thuiswerkvergoeding + kilometervergoeding: combinatie is mogelijk voor verschillende dagen (thuiswerkdag vs. verplaatsingsdag).

8. Thuisladen elektrische bedrijfswagen

Beschik je over een elektrische of plug-in hybride bedrijfswagen en laad je deze thuis op? Dan kan de vennootschap de elektriciteitskosten forfaitair terugbetalen. De FOD Financiën aanvaardt een forfait gebaseerd op het CREG-tarief per kWh, afhankelijk van je gewest.

Wettelijke basis: Circulaire 2024/C/77 van 5 december 2024 over de terugbetaling van elektriciteitskosten voor thuisladen bedrijfswagens; Circulaire 2025/C/38 van 17 juni 2025 (permanente regeling).

---

© 2025 Fisc@West BV – Erkend accountantskantoor ITAA | BE 0562.845.171 | Veurne