Voor de opstart:
1) Nadenken over de rechtsvorm, bij voorkeur stellen we een BV vennootschap voor.
2) Nadenken over de NAAM, deze bij voorkeur uniek en bij voorkeur niet gelijk aan de handelsbenaming.
Dit is vaak een anagram van de namen van familieleden met een toevoeging
3) Nadenken over het officiele adres, we noemen dit de zetel van de vennootschap.
3) Nadenken over wie aandeelhouder wordt: Net zoals aandelen op de beurs heeft de aandeelhouder van een BV recht op een deel van de winst.
4) Nadenken over wie bestuurder wordt: wie wil meewerken moet werknemer, bestuurder of werkende vennoot zijn. een vennootschap geeft geen familie die mag helpen.
5) nadenken over de activiteiten die u wilt gaan doen, dit noemen we het voorwerp.
6) Formulier invullen hiermee gaan wij aan de slag!
7) een geblokeerde rekening openen U mag aan de financiele instelling van uw keuze vragen om een rekening te openen voor een vennootschap in oprichting. Zodra je bij de notaris geweest bent, komen de gelden vrij.
8) Een afspraak bij de boekhouder maken voor het financiele plan
9) Een afspraak met de notaris maken, eventueel een eerste voorbereidend gesprek om alle puntjes van de akte te optimaliseren.
10) Ontwerpen goedkeuren
11) De akte bij de notaris verlijden,
12) Attest van vrijgave van de gelden bezorgen aan de bank.
13) het ondernemingsnummer mededelen aan de boekhouder.
Na het notaris bezoek
1) Aandeelhoudersregister opmaken en tekenen, houdt deze op de zetel van de vennootschap, overweeg eStox
2) Ondernemingsnummer bekendmaken bij de kruispuntbank der ondernemingen.
3) BTW statuut onderzoeken en formaliteiten uitvoeren
3) andere instanties informeren ( FAVV - UNISONO - Vergunningen - GKS - Beroepsvereniging)
4) Vennootschap aansluiten bij een Sociaal verzekeringsfonds
5) Aansluitplicht van bestuurders van de vennootschap onderzoeken en eventueel aansluiten
6) UBO Register online invullen
7) Boekhouder zoeken en de samenwerking formaliseren.( mandaatbrief, opdrachtbrief)
8) e-Mandaten via de boekhouder opmaken
9) Nadenken over de noodzaak voor een bestuurders/aandeelhouderscontract
10) Nadenken over digitalisatie en administratietools in overleg met je boekhouder
- Denk na over je documentenstroom ( contact - order - offerte - bevestiging - uitvoering - werk/leverbon - meerwerken - factuur - creditnota - betaling - rappelbeheer)
- Denk na over je offerte en factuurvoorwaarden
- heb je verplichte voorgedrukte kwitanties nodig?
11) Bank koppelingen voorzien ( CODA - CAMT)
- Houdt de rekening van de vennootschap zuiver door deze ALLEEN voor professionele verrichtingen te gebruiken.
- Stort alle CASH op de rekening van de zaak,
- Koppel je elektronische betalingen aan deze rekening
- Deel alle rekeningen op naam van de vennootschap mee aan je boekhouder.
12) Verzekeringen overwegen ( BA, Brand, bestuurdersaansprakelijkheid,...)
13) Organisatie van je dagontvangsten plannen en dagelijks uitvoeren.
14) Organisatie van Kas verrichtingen plannen
- Tel je kassasaldo dagelijks (!)
- Vermijdt cash betalingen
- houd een kasboek bij, dit kan pragmatisch vermeden worden als de cash verrichtingen beperkt blijven.
15) Inventarisregels vastleggen.
16) verslaggeving
17) Overdenk het loon van de bedrijfsleider, organiseer dit loon via je boekhouder of een sociaal secretariaat.
18) Bezorg alle correspondentie van de overheid aan je boekhouder ( Vraag om inlichtingen, mededelingen, waarschuwingen,...)
19) Organiseer je onderneming, regelmatig, stipt en volgens de wettelijke bepalingen
21) Alle Thema's die u van pas komen.
Indien je van een ene onderneming(-svorm) overschakelt naar een andere onderneming(-svorm)
21) gebruik de Checklist overname en stel de nodige facturen / contracten op.
22) Licht alle beroeps-relaties in van de nieuwe juridische entiteit met bijbehorende adres en financiële gegevens. ( klanten, leveranciers, contractuelen, werknemers, freelancers, beroepsbeoefenaars,...)
23) Laat al je domicilieringen/permanente opdrachten die beroepsmatig zijn overzetten op de nieuwe rekening van de zaak
24) Documenteer alle overgangsverrichtingen ( wie betaalde nog wat, waar werd welke bedrag gestort) en stort door waar nodig.
25) Mogelijks moet je de oude ondernemingsvormer vereffenen en/of stopzetten.