Algemeen:
1) Aandeelhoudersregister opmaken en tekenen, houdt deze op de zetel van de vennootschap
2) Ondernemingsnummer bekendmaken bij de kruispuntbank der ondernemingen.
3) BTW statuut onderzoeken en formaliteiten uitvoeren
3) andere instanties informeren ( FAVV - UNISONO - Vergunningen - GKS - Beroepsvereniging)
4) Vennootschap aansluiten bij een Sociaal verzekeringsfonds
5) Aansluitplicht van bestuurders van de vennootschap onderzoeken en eventueel aansluiten
6) UBO Register online invullen
7) Boekhouder zoeken en de samenwerking formaliseren.( mandaatbrief, opdrachtbrief)
8) e-Mandaten via de boekhouder opmaken
9) Nadenken over de noodzaak voor een bestuurders/aandeelhouderscontract
10) Nadenken over digitalisatie en administratietools in overleg met je boekhouder
- Denk na over je documentenstroom ( contact - order - offerte - bevestiging - uitvoering - werk/leverbon - meerwerken - factuur - creditnota - betaling - rappelbeheer)
- Denk na over je offerte en factuurvoorwaarden
- heb je verplichte voorgedrukte kwitanties nodig?
11) Bank koppelingen voorzien ( CODA - CAMT)
- Houdt de rekening van de vennootschap zuiver door deze ALLEEN voor professionele verrichtingen te gebruiken.
- Stort alle CASH op de rekening van de zaak,
- Koppel je elektronische betalingen aan deze rekening
- Deel alle rekeningen op naam van de vennootschap mee aan je boekhouder.
12) Verzekeringen overwegen ( BA, Brand, bestuurdersaansprakelijkheid,...)
13) Organisatie van je dagontvangsten plannen en dagelijks uitvoeren.
14) Organisatie van Kas verrichtingen plannen
- Tel je kassasaldo dagelijks (!)
- Vermijdt cash betalingen
- houd een kasboek bij, dit kan pragmatisch vermeden worden als de cash verrichtingen beperkt blijven.
15) Inventarisregels vastleggen.
16) verslaggeving
17) Overdenk het loon van de bedrijfsleider, organiseer dit loon via je boekhouder of een sociaal secretariaat.
18) Bezorg alle correspondentie van de overheid aan je boekhouder ( Vraag om inlichtingen, mededelingen, waarschuwingen,...)
19) Organiseer je onderneming, regelmatig, stipt en volgens de wettelijke bepalingen
Indien je van een ene onderneming(-svorm) overschakelt naar een andere onderneming(-svorm)
21) gebruik de Checklist overname en stel de nodige facturen / contracten op.
22) Licht alle beroeps-relaties in van de nieuwe juridische entiteit met bijbehorende adres en financiële gegevens. ( klanten, leveranciers, contractuelen, werknemers, freelancers, beroepsbeoefenaars,...)
23) Laat al je domicilieringen/permanente opdrachten die beroepsmatig zijn overzetten op de nieuwe rekening van de zaak
24) Documenteer alle overgangsverrichtingen ( wie betaalde nog wat, waar werd welke bedrag gestort) en stort door waar nodig.
25) Mogelijks moet je de oude ondernemingsvormer vereffenen en/of stopzetten.