Peppol: wat opladen, wat niet? — De checklijst in drie stappen
Niet elke factuur die je per mail of post ontvangt, moet je manueel opladen. Drie eliminatievragen bepalen in één minuut of een document via Peppol binnenkwam of niet.
In het kort
Sinds 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor Belgische B2B-facturatie. Maar dat betekent niet dat elk document dat je per mail, post of WhatsApp ontvangt, ook via Peppol had moeten binnenkomen. Met drie eliminatievragen weet je in één minuut of je een document moet opladen in je boekhoudsoftware — zonder die software daarvoor te openen. Eén simpele check beslist of je factuur al via Peppol binnenkwam, of dat je hem nog manueel als bewijsstuk moet inbrengen.
Het vertrekpunt
De situatie is herkenbaar: “Ik kreeg een factuur via een ander kanaal dan mijn boekhoudsoftware.” Dat kanaal kan van alles zijn — een e-mail, de post, een WhatsApp-berichtje, een WeTransfer-link, een ingescand document of iets dat je handmatig in de hand kreeg gestopt. En dan komt telkens dezelfde vraag: “Moet ik dit opladen?”
Je hoeft je software daarvoor niet te openen. Drie vragen volstaan om 100% zekerheid te hebben.
De drie eliminatievragen
Elke JA op een van de drie vragen hieronder betekent: dit document kon onmogelijk via Peppol binnenkomen — je moet het dus manueel opladen als bewijsstuk in je boekhouding. Pas wanneer je alle drie de vragen met nee beantwoordt, valt het document in de Peppol-zone en hoef je niets te doen.
Vraag 1 — Is het document buitenlands?
Voorbeelden: factuur of bon uit FR, DE of NL, een bestelling bij Amazon.de, een hotelnota uit Parijs, een Booking.com-reservatie, een Shopify-shop in Nederland, een Uber-rit in Berlijn, een AliExpress-bestelling.
| Antwoord | Conclusie |
|---|---|
| JA — buitenlands document | Opladen — de Peppol-verplichting geldt enkel voor Belgische B2B. Buitenlandse documenten komen nooit via Peppol binnen. |
| Nee | Het document is Belgisch → ga door naar vraag 2 |
Vraag 2 — Is het géén factuur?
Voorbeelden: kassabon, tankticket, syndicusafrekening, verzekeringspolis, abonnementsbevestiging, leasingcontract, publiciteitscontract, bankafschrift, betalingsbewijs, offerte.
| Antwoord | Conclusie |
|---|---|
| JA — geen factuur | Opladen — Peppol vervoert enkel facturen. Alle andere documenten moet je opladen, anders heb je géén bewijsstuk in je boekhouding. |
| Nee | Het is wél een factuur → ga door naar vraag 3 |
Vraag 3 — Ontbreekt jouw btw-nummer op het document?
Voorbeelden: een privékost die je als onkost inbrengt (Brico, tankbeurt, restaurant op privénaam), een factuur aan je partner, een kassabon zonder onderneming, een aankoopbewijs zonder btw-vermelding.
| Antwoord | Conclusie |
|---|---|
| JA — jouw btw-nr staat er niet op | Opladen — zonder jouw btw-nummer als adressering kan de factuur onmogelijk in jouw Peppol-inbox terechtkomen. |
| Nee — alles klopt | Niet opladen — Belgisch ✓ · factuur ✓ · jouw btw-nummer ✓. Deze factuur komt automatisch via Peppol binnen in je pre-accountingtool (Billit, Billtobox, Scrada…). Werk hier actief in je tool. |
Typische documenten per eliminatievraag
| Categorie | Voorbeelden | Wat doen? |
|---|---|---|
| 🌍 Buitenlands (vraag 1) | Amazon.de, Booking.com-reservatie, Shopify-shop in NL, Franse hotelnota, Uber-rit in Berlijn, AliExpress-bestelling | Opladen |
| 📄 Geen factuur (vraag 2) | Kassabon, tankticket, syndicusafrekening, verzekeringspolis, abonnementsbevestiging, leasingcontract, publiciteitscontract, bankafschrift, betalingsbewijs | Opladen |
| 🆔 Geen btw-nr op document (vraag 3) | Privékost die je inbrengt (Brico, tankbeurt, restaurant op privénaam), factuur aan je partner, kassabon zonder onderneming, aankoopbewijs zonder btw-vermelding | Opladen |
| ✅ Belgische B2B-factuur op jouw btw-nr | Facturen van Belgische leveranciers aan je onderneming | Niet opladen — komt via Peppol |
Hoe opladen? Drie manieren
📧 Via mail doorsturen
Elke boekhoudsoftware heeft een persoonlijk inbox-adres (bv. jouwnaam@billit-inbox.com). Forward de leveranciersmail — de bijlage wordt automatisch ingelezen.
🖱️ Drag-and-drop in de app Sleep de PDF vanuit je downloadmap rechtstreeks in het inbox-venster van Billit, Billtobox, Scrada of Dexxter. OCR doet de rest.
📸 Foto met de mobiele app Papieren factuur of kassabon? Maak een foto met de mobiele app. De software herkent de gegevens automatisch en boekt ze klaar voor je boekhouder.
Let op: dubbele ontvangst is normaal
Veel leveranciers sturen tijdens de overgangsperiode zowel een Peppol-factuur als een PDF per mail (als “leeskopie”). Laad in dat geval nooit de PDF ook op — de Peppol-versie zit al in je boekhouding. Dubbel opladen = dubbele boeking + dubbele btw-aftrek = controlerisico.
Waarom deze aanpak werkt zonder software-check
De drie eliminatievragen filteren precies díe documenten uit die onmogelijk via Peppol konden binnenkomen:
- Buitenlandse facturen — Peppol dekt enkel Belgisch-Belgisch verkeer (BE↔BE).
- Niet-facturen — Peppol vervoert uitsluitend facturen.
- Documenten zonder jouw btw-nummer — zonder adressering is er geen Peppol-inbox waarin de factuur kan landen.
Voor die categorieën is opladen altijd nodig. De kleine restgroep — Belgische B2B-facturen geadresseerd aan jouw btw-nummer — valt daarentegen in de Peppol-zone en komt automatisch binnen in je pre-accountingtool. Daar hoef je niets voor te doen.
Tip: werk actief in je pre-accountingtool
Hoe actiever je zélf werkt in Billit, Billtobox of Scrada, hoe minder facturen je nog per mail ontvangt. Je kan er perfect je betalingen organiseren: Peppol-facturen komen automatisch binnen, je selecteert wat betaald moet worden, en de software exporteert een SEPA-XML of betaalenveloppe voor je bank. Zo verdwijnt de vraag “moet ik deze mail opladen?” vanzelf — je tool is je werkinstrument, niet je mailbox.
Nog geen facturatiesoftware gekozen? Vergelijk Billit, Billtobox, Scrada en Dexxter op basisfuncties, betalingen, kasboek en speciale modules vóór je een keuze maakt.
Niet zeker of je Peppol-setup correct is? Laat je Access Point controleren, de ontvangst testen en alles afstemmen met je boekhouding.
Wettelijke basis
- Wet 6 februari 2024 — diverse fiscale bepalingen, verplichte e-factuur B2B (BS 20.02.2024)
- KB 9 februari 2024 — gestructureerde elektronische facturatie (BS 21.02.2024)
- Art. 53, §2, eerste lid, 1° W.BTW (zoals gewijzigd)
- EU-Richtlijn 2014/55/EU · Peppol BIS Billing 3.0 (openpeppol.eu)
- FOD Financiën — FAQ E-invoicing (finance.belgium.be)
