Eindejaarsverrichtingen: de complete checklist voor je jaarafsluiting
Wat je elk jaar vóór 31 december in orde moet brengen voor een correcte afsluiting van je boekjaar: van voorraad en kilometerstanden tot bewaartermijnen en handelshuurverlenging.
In het kort
Elk jaar vóór 31 december breng je een aantal zaken in orde zodat je boekhouder je jaarafsluiting correct en tijdig kan verwerken. De checklist hieronder loopt van boekhoudkundige principes over praktische gegevens (voorraad, banksaldi, kilometerstanden) tot administratieve verplichtingen zoals KBO-controle en handelshuurverlenging. Mis je een punt, dan kan dat leiden tot een onjuiste jaarrekening of verlies van rechten.
1. Het matchingprincipe: kosten en opbrengsten correct toewijzen
Het matchingprincipe houdt in dat kosten en opbrengsten worden toegerekend aan de periode waarop ze betrekking hebben — ongeacht wanneer de betaling effectief plaatsvond.
- Opbrengsten boek je in de periode waarin je ze hebt verdiend, gepresteerd of geleverd.
- Kosten boek je in dezelfde periode als de bijbehorende opbrengsten, ook als de betaling eerder of later valt.
Dit garandeert dat je financiële resultaten een getrouw beeld geven van wat je bedrijf dat jaar werkelijk heeft gedaan.
Meer info: Matchingbeginsel
2. Voorraad opmaken
Maak je eindejaarsinventaris op en bezorg ons het overzicht. Een correcte voorraadwaardering is verplicht voor je jaarrekening en belastingaangifte.
Meer info: Voorraadwaardering
3. Werken in uitvoering doorgeven
Heb je werken of projecten die op 31 december nog lopen? Geef ons een overzicht van de stand van zaken en de al gemaakte kosten. Zo kunnen we het matchingprincipe correct toepassen.
4. Kilometerstanden doorgeven
Bezorg ons de kilometerstand van je bedrijfswagen(s) op 31 december. Die stand is nodig voor:
- de berekening van het voordeel alle aard (belastbare vergoeding voor privégebruik)
- de bepaling van de aftrekbaarheid van autokosten
Handig: gebruik ons online kilometerformulier.
5. Banksaldi doorgeven
Bezorg ons de saldi op 31 december van al je bankrekeningen: zichtrekeningen, spaarrekeningen én termijnrekeningen.
Formulier: Banksaldi doorgeven
6. Nieuwe prijslijsten bezorgen
Heb je nieuwe tarieven of prijslijsten ingevoerd? Bezorg ons een kopie zodat je boekhouding up-to-date blijft.
7. Bewaartermijn boekhoudstukken
De wettelijke bewaartermijn voor boekhoudstukken bedraagt 10 jaar.
| Situatie | Termijn |
|---|---|
| Algemene boekhoudstukken | 10 jaar |
| Facturen nieuwbouw-BTW | 15 jaar |
| Vennootschap met afwijkend boekjaar | 10 jaar + 1 extra jaar |
Wat mag weg (bij jaarafsluiting 2025)?
- Stukken van vóór 31/12/2014 mag je vernietigen of definitief archiveren.
- Stukken vanaf 01/01/2015 moet je bewaren.
Let op: dit is een jaarlijks bewegende grens. Per jaareinde 2026 schuift die op naar vóór 31/12/2015.
8. KBO-gegevens controleren
Controleer jaarlijks of je gegevens en activiteiten correct staan in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Kloppen ze niet, laat het ons weten.
Raadplegen: KBO Public Search
9. Handelshuur: verlengingsaanvraag tijdig indienen
Huur je een handelspand? Controleer of je dit jaar een verlengingsaanvraag moet indienen.
Strikte termijn: de aanvraag moet worden ingediend tussen de 18de en de 15de maand vóór het verstrijken van de lopende 9-jarige periode. Niet vroeger, niet later — anders verlies je je recht op verlenging.
Meer info: Handelshuurwet
Eindejaars-checklist (samenvatting)
| # | Taak | Actie |
|---|---|---|
| 1 | Matchingprincipe | Kosten/opbrengsten correct toewijzen aan het juiste jaar |
| 2 | Voorraad | Inventaris opmaken en doorgeven |
| 3 | Werken in uitvoering | Stand van zaken en gemaakte kosten doorgeven |
| 4 | Kilometerstanden | Kilometerstand bedrijfswagen(s) op 31/12 doorgeven |
| 5 | Banksaldi | Saldi alle rekeningen op 31/12 doorgeven |
| 6 | Prijslijsten | Nieuwe tarieven/prijslijsten bezorgen |
| 7 | Boekhoudstukken | Oude stukken (> 10 jaar) archiveren of vernietigen |
| 8 | KBO | Gegevens controleren en aanpassen waar nodig |
| 9 | Handelshuur | Verlengingstermijn nakijken indien van toepassing |
Heb je vragen over je jaarafsluiting? Neem contact op — we helpen je graag met een vlotte afronding.
