Een horecazaak starten: stap voor stap
Van vergunningen en FAVV-registratie tot GKS en personeel: een praktisch stappenplan voor wie een restaurant, café, foodtruck of cateringzaak wil opstarten in België.
In het kort
Een horecazaak starten vraagt meer voorbereiding dan de meeste sectoren: je hebt vergunningen nodig op verschillende niveaus (federaal, Vlaams, gemeentelijk), moet je registreren bij het FAVV, en bent in veel gevallen verplicht een geregistreerd kassasysteem (GKS) te gebruiken. Dit artikel loopt stap voor stap door alles wat je moet regelen — van de juridische vorm tot je eerste kasticket.
1. Opleidingen en attesten
| Vereiste | Detail |
|---|---|
| Basiskennis bedrijfsbeheer | In Vlaanderen niet wettelijk verplicht, maar sterk aan te raden. Aantonen via diploma, erkend attest of voldoende praktijkervaring. |
| Hygiëne en voedselveiligheid (HACCP) | Verplicht voor iedereen die voedsel bereidt of verkoopt. Je moet voldoen aan de normen van het FAVV (Hazard Analysis Critical Control Points). |
2. Juridische vorm en inschrijving
- Kies je rechtsvorm. Je opteert voor een eenmanszaak of een vennootschap (bv. BV, NV, VOF). De keuze heeft impact op aansprakelijkheid en belasting — bespreek dit met je boekhouder.
- Schrijf je in bij de KBO. Je inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen doe je via een erkend ondernemingsloket.
- Vraag een BTW-nummer aan. Dit gebeurt doorgaans tegelijk met je KBO-inschrijving.
3. Lokale vergunningen en meldingen
| Vergunning | Wanneer nodig |
|---|---|
| Stedenbouwkundige vergunning | Bij structurele werken of wijziging van de bestemming van het pand. |
| Milieuvergunning | Afhankelijk van aard en omvang: kan een eenvoudige meldingsplicht zijn of een klasse 1/2-vergunning vereisen. |
| Brandveiligheidsattest | Verplicht in de meeste gemeenten; vraag tijdig aan bij de brandweer. |
| Exploitatievergunning | Sommige gemeenten vereisen een specifieke horecavergunning. Controleer bij je gemeente. |
| Terrasvergunning | Aparte aanvraag bij de gemeente als je een terras wil uitbaten. |
| Vergunning voor uithangbord | In sommige gemeenten verplicht voor gevelreclame of reclamepanelen. |
Tip: Gemeentelijke regels verschillen sterk. Neem vroegtijdig contact op met je lokaal ondernemingsloket of de dienst vergunningen van je gemeente.
4. FAVV-registratie en keuring
| Verplichting | Toelichting |
|---|---|
| Registratie bij het FAVV | Elke zaak die voedsel of dranken verkoopt, is verplicht zich te registreren bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. |
| Keuring van installaties | Alle keukeninstallaties en apparaten moeten gekeurd zijn volgens de geldende normen. |
5. Specifieke vergunningen
| Vergunning | Toelichting |
|---|---|
| Drankvergunning | Verplicht als je alcoholische dranken wil serveren. |
| Vergunning sterke dranken | Voor het schenken van sterke dranken (sterke bieren, wijnen, gedistilleerde dranken) is een aanvullende vergunning nodig bij de gemeentelijke overheid. Hieraan kunnen extra voorwaarden verbonden zijn (leeftijdsgrenzen, openingsuren). |
| SABAM-vergunning | Verplicht voor het afspelen van muziek (auteursrechten). |
| Billijke Vergoeding | Aanvullende vergoeding voor het gebruik van mechanische muziek (naburige rechten). SABAM en Billijke Vergoeding zijn twee aparte verplichtingen. |
6. Geregistreerd kassasysteem (GKS) en BTW-bonnen
Wanneer is een GKS verplicht?
Je bent verplicht een geregistreerd kassasysteem (ook wel “witte kassa” genoemd) te gebruiken wanneer je jaaromzet uit ter plaatse verbruikte maaltijden meer dan € 25.000 bedraagt (excl. BTW, excl. dranken). Dit geldt ook voor kantines, kok-aan-huis, catering op locatie en eenmalige events.
Wettelijke basis: Art. 21bis, § 1 KB nr. 1 bij het BTW-Wetboek.
BTW-tarieven in de horeca
| Type verkoop | BTW-tarief | Toelichting |
|---|---|---|
| Bereide gerechten ter plaatse | 12% | Steak, pasta, broodje, salade, … |
| Kant-en-klare snacks (zonder bereiding) | 21% | Chips, koeken, proteïnarepen, … |
| Alle dranken (ter plaatse) | 21% | Frisdrank, koffie, bier, wijn, cocktails, … |
| Take-away bereide gerechten | 6% | Afhaalmaaltijden zonder bijkomende dienst |
| Alcoholische dranken (ook afhaal) | 21% | Altijd 21%, ongeacht de verkoopmethode |
Opgelet bij menu’s: Bied je een totaalprijs aan voor spijs én drank samen? Dan moet je uitsplitsen: 12% op het spijsgedeelte en 21% op het drankgedeelte. Doe je dit niet, dan past de fiscus automatisch 21% toe op het hele bedrag.
Administratieve verplichtingen
| Verplichting | Detail |
|---|---|
| GKS | Verplicht bij omzet > € 25.000/jaar uit maaltijden. Laat installeren door een erkende installateur en registreer bij FOD Financiën via Intervat. |
| BTW-bonnen | Verplicht vanaf het eerste bereide gerecht. Houd een reserve bij de hand als back-up bij GKS-defect. |
| Dagontvangsten per tarief | Dagelijks registreren per BTW-code (A/B/C). |
| Kasboek | Chronologische registratie van alle contante ontvangsten en uitgaven. |
| Bewijsstukken bewaren | Z-totalen, betaalterminaldetails, reservaties — minimaal 7 jaar. |
| Ambulante handelkaart | Vereist voor foodtrucks en marktkramen (aan te vragen bij ondernemingsloket). |
GKS 2.0 (modernisering)
Vanaf 1 juli 2025 wordt het vernieuwde GKS 2.0 ingevoerd:
- Digitale BTW-tickets zijn mogelijk (papier niet meer verplicht)
- De VAT Signing Card (VSC) verdwijnt
- Rechtstreekse communicatie met FOD Financiën via cloud
- Nieuwe Fiscal Data Module (FDM) vereist bij upgrade
Nieuwe zaken die starten vanaf 1/7/2025 zijn verplicht meteen met GKS 2.0 te werken (tolerantie tot 1/1/2026). Bestaande GKS-systemen mogen gefaseerd overstappen, uiterlijk tot 1/1/2028.
7. Personeel
| Verplichting | Toelichting |
|---|---|
| RSZ-aangifte | Bij aanwerving moet je personeel inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. |
| Dimona-aangifte | Elke aanwerving én beëindiging van een arbeidsovereenkomst moet via Dimona worden aangegeven. |
| Arbeidsongevallenverzekering | Verplicht voor alle werknemers. Dekt arbeidsongevallen op het werk én op de weg van en naar het werk. |
8. Openingsuren en sluitingsuren
Informeer je over de lokale reglementering voor openings- en sluitingsuren van horecazaken in jouw gemeente. Die regels verschillen van gemeente tot gemeente.
Bij twijfel: praktische tips
- Twijfel over je BTW-tarief? Pas standaard het hoogste tarief toe — zo riskeer je geen verwijt van te weinig BTW afgedragen te hebben.
- GKS-defect? Gebruik BTW-bonnen als back-up en meld het defect tijdig aan de FOD Financiën.
- Niet zeker welke vergunningen je nodig hebt? Neem contact op met je lokaal ondernemingsloket of de gemeente — die hebben een checklist op maat van jouw activiteit.
- Stap voor stap begeleid worden? Fisc@West helpt je van bij de start: van de keuze van de rechtsvorm over de BTW-administratie tot de eerste aangifte.
