Organisatie van de boekhouding

In het kort

Het overzichtelijk bijhouden van je boekhouding maakt het werk van je boekhouder efficiënter en geeft een duidelijk beeld wanneer er gezocht moet worden naar een historische verrichting of bij een controle. Vermijd zoveel mogelijk nietjes, paperclips en plakband op je documenten. De regels hieronder gelden zowel voor papieren als elektronische stukken.

Inkomende facturen (aankopen)

Meld je btw-nummer aan je leveranciers. Het meedelen van je btw-nummer aan je leveranciers is cruciaal om btw-aftrek te kunnen genieten. Vergewis je er daarom steeds van dat je btw-nummer correct vermeld wordt op de inkomende stukken — zonder correct vermeld btw-nummer verlies je het recht op btw-aftrek.

Situatie	Wat doe je?
Belgische aankoop	Klasseer al je beroepsmatige aankoopfacturen, tickets en ontvangstbewijzen bij voorkeur op datum; noteer op het document of het gaat om bv. de aankoop van handelsgoederen of werkingskosten
Factuur uit andere EU-lidstaat	Vraag steeds een factuur met verlegging van de heffing — je betaalt niet het buitenlandse tarief maar de Belgische btw (enkel op voorwaarde dat je btw-plichtig bent)
Factuur buiten de EU	Bewaar alle officiële documenten gehecht aan de factuur, inclusief douanepapieren; je betaalt de Belgische btw via de douaneformaliteiten, die via de btw-aangifte terug in mindering KAN worden gebracht

Bijkomende tips:

Noteer de datum van betaling en de verwijzing naar de betreffende bankinstelling op het stuk — dit vergemakkelijkt eventueel later opzoekingswerk.
Controleer de inhoudingsplicht bij facturen van voornamelijk aannemers via checkinhoudingsplicht.be — doe dit vóór je betaalt, op straffe van zware boetes.

Uitgaande facturen (verkopen)

Vraag het ondernemingsnummer op van elke (buitenlandse) onderneming-klant. Dit is cruciaal om tot een correcte registratie in de boekhouding te komen.

Lever al je verkoopfacturen chronologisch en zonder nummering-onderbreking aan ter registratie in de boekhouding, in de correcte periode — ongeacht of er al een betaling is gebeurd vóór het einde van die periode.
Vermeld ook hier de datum van betaling op het stuk en verwijs naar de betreffende bankinstelling; dit vergemakkelijkt eveneens eventueel later opzoekingswerk.
Zorg dat al je facturen alle wettelijk verplichte vermeldingen bevatten.

Dagontvangsten

Bezorg ons een kopie van de registratiebladen over de voorbije perioden. Houd het registratieboek met originelen — of carbonpapier-kopieën — te allen tijde in de onderneming zelf.

Bankrekeningen

Alle rekeningen waarop handelingen worden verricht die verbonden zijn aan de ondernemingsactiviteit, maken deel uit van de transparante boekhouding en dienen te allen tijde volledig te kunnen worden geraadpleegd. Daarom is het belangrijk dat je een onderscheid maakt tussen de professionele en de privé-verrichtingen.

Maak een duidelijk onderscheid tussen professionele en privé-verrichtingen. Eén professionele transactie op een privé-rekening kan bij een controle al voldoende zijn om inzage te krijgen in al je privé-rekeningen.

Rekeningtype	Wat bewaar je?
Professionele rekening(en)	Houd je uittreksels bij, ononderbroken en chronologisch volgens het nummer van het uittreksel en per bank. Dit mag ook elektronisch.
Privé-rekening(en) zonder beroepslink	Noteer best de begin- en eindstand van de rekeningen per kalenderjaar en bezorg ons deze gegevens.

We gaan een koppeling aan met de bank van jouw keuze om de uittreksels elektronisch in de boekhouding aan te leveren via CODA-bestanden. Toch moet je in staat zijn om de uittreksels leesbaar voor te leggen.

Kasboek

Volgens de boekhoudwetgeving behoort het kasboek tot de wettelijk verplichte boeken. Een kasregister is in principe niet verplicht, behoudens de geregistreerde kassasystemen (GKS) in de horeca.

Het kasboek is een (niet-losbladig) register dat alle bewegingen in de liquide middelen in contanten bijhoudt. Een gewone spreadsheet volstaat in principe niet — informeer je bij ons over elektronische oplossingen.

Vereisten voor elk kasboek:

Inschrijvingen gebeuren zonder uitstel, getrouw en naar tijdsorde.
Elke verrichting bevat een omschrijving.
Het register toont een dagelijks kassaldo dat overeenstemt met het effectieve geld in de kassa.

Wat hoor je in het kasboek te registreren: het gaat hier om de contante verkopen waarbij de onderneming niet de verplichting had een factuur op te stellen, de contante betaling van een factuur, de transferten van de bank naar de kassa, de betaling van leveranciers in contant geld, transferten naar de bank, privé-opnames en dergelijke meer.

Contante verkopen waarbij de onderneming niet de verplichting had een factuur op te stellen
De contante betaling van een factuur
Transferten van de bank naar de kassa (en transferten naar de bank)
Betalingen aan leveranciers in contant geld
Privé-opnames en dergelijke meer

Praktische tip voor eenmanszaken: in de praktijk merken we dat deze registratie in een vennootschap met dagontvangsten cruciaal is. In een eenmanszaak probeer je dit register best pragmatisch uit te sluiten door het te integreren in je dagontvangstenboek en geen contante betalingen te verrichten.

Diverse stukken

Wij verzoeken je ons steeds een kopie te bezorgen van:

Nieuwe (handels-)huurcontracten
Nieuwe financieringsovereenkomsten (leningen, leasing e.d., inclusief aflossingstabellen)
Alle andere contracten m.b.t. je activiteiten
Alle briefwisseling die je ontvangt van de overheid
Kopieën van inschrijvingsbewijzen en fiches van auto’s

E-Minfin-mandaten

Wij verzoeken je ook nog eens langs te komen met je identiteitskaart om elektronische mandaten te activeren bij FOD Financiën:

E-services BTW
E-services MyMinfin
E-services Bizztax en/of Tax-on-web

Daartoe is het noodzakelijk dat je je pincode kent. Deze mandaten zijn nodig om namens jou aangifte te doen en dossiers op te volgen via de federale e-loketten.