UBO-register: wat is het en wat zijn je verplichtingen?
Elke vennootschap, vzw en stichting is wettelijk verplicht haar uiteindelijke begunstigden (UBO's) te registreren en jaarlijks te bevestigen. Wie dat nalaat, riskeert een boete tot € 50.000.
In het kort
Het UBO-register verplicht vennootschappen, vzw’s en stichtingen om de gegevens van hun uiteindelijke begunstigden elektronisch bij te houden en jaarlijks te bevestigen. Als wettelijk vertegenwoordiger ben je persoonlijk verantwoordelijk voor de correctheid van die informatie. Wie niet naleeft, riskeert een strafrechtelijke of administratieve boete van € 250 tot € 50.000.
Wat is het UBO-register? (Ultimate Beneficial Owner)
Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) is een elektronisch register beheerd door de FOD Financiën. De wet voorziet in de verplichting voor vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen om:
- toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden;
- en voor de bestuurders om de gegevens over de uiteindelijke begunstigden binnen de maand elektronisch naar het UBO-register te sturen.
Deze verplichting volgt uit de wet van 18 september 2017, tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
Je kan het UBO-register rechtstreeks raadplegen en invullen via de e-service van FOD Financiën.
Wie zijn de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap/vereniging?
In het geval van vennootschappen worden de volgende categorieën als uiteindelijke begunstigden beschouwd:
| Categorie | Omschrijving |
|---|---|
| Aandeelhouders / stemrechthebbers | De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden, met inbegrip van het houden van aandelen aan toonder. |
| Drempel toereikend belang | Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan 25% van de stemrechten of van meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap geldt als indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang. |
| Hoger leidinggevend personeel | De natuurlijke persoon of personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien — na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan — geen van de bedoelde personen is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn. |
Uw verplichting als wettelijk vertegenwoordiger van uw vennootschap/vereniging
1. Jaarlijkse bevestiging
Je dient het UBO-register (de gegevens van de uiteindelijke begunstigden) één keer per jaar opnieuw te bevestigen, ook als er niets veranderd is.
2. Wijzigingen tijdig melden
Tenzij er tussentijds een wijziging plaatsvindt — die je dan binnen de 30 dagen na de wijziging in het register dient te vermelden.
3. Bewijsstukken toevoegen
Naast het invullen van het UBO-register is het noodzakelijk om bewijzen toe te voegen omtrent de uiteindelijke begunstigden. Het gaat om:
“Elk document waaruit blijkt dat de informatie over een uiteindelijk begunstigde […] adequaat, nauwkeurig en actueel is (bijv. kopie van het aandelenregister, de statuten, het aandelenboek, de notariële akte, …).”
Concreet denk je aan:
- kopie van het aandelenregister of aandelenboek;
- statuten;
- notariële akte.
Daarnaast is het noodzakelijk om de omvang van het aangehouden belang in de onderneming te leveren.
Sancties
Ingeval van inbreuk op de bepalingen inzake de identificatie en de verstrekking van informatie van de uiteindelijke begunstigden, zijn de informatieplichten onderworpen aan een strafrechtelijke of administratieve boete:
| Boete | Bedrag |
|---|---|
| Minimum | € 250 |
| Maximum | € 50.000 |
Deze boetes worden opgelegd aan de bestuurders en, in voorkomend geval, aan een of meer leden van het wettelijk orgaan van de voor de informatie plichtige verantwoordelijke personen, hun beheerscomité, en aan personen die — bij ontstentenis van een beheerscomité — deelnemen aan hun effectief beleid.
Praktisch
Als interne mandataris kan je Fisc@West het mandaat geven zodat wij deze administratieve formaliteit, die u wettelijk wordt verplicht en die geen deel uitmaakt van onze missie, voor u kunnen voltooien. Neem contact op als je dit wenst te regelen.
