Forfaitaire dagvergoeding buitenlandse dienstreizen
Een vennootschap kan haar bestuurder een forfaitaire dagvergoeding voor verblijfskosten toekennen bij buitenlandse dienstreizen — belastingvrij en RSZ-vrij, mits geen dubbel gebruik met werkelijke kosten. Circulaire 2025/C/70 schrapte de minimumduurduur en de halvering voor vertrek-/terugkeerdagen, retroactief vanaf 01.01.2025.
In het kort
Je vennootschap kan jou als bestuurder een forfaitaire dagvergoeding toekennen voor verblijfskosten bij buitenlandse dienstreizen — volledig belastingvrij en RSZ-vrij. Het forfait dekt maaltijden, lokaal vervoer en kleine uitgaven ter plaatse, maar niet hotel of transport. Transport en hotel blijf je altijd op basis van werkelijke bewijsstukken terugbetalen. Dubbel gebruik (forfait én bewijsstuk voor dezelfde kost) is verboden. Circulaire 2025/C/70 voerde twee versoepelingen in: geen minimumduurduur meer voor dagreizen en geen halvering meer voor de vertrek- en terugkeerdag, retroactief vanaf 01.01.2025.
Kernvraag: kan een BV die voor haar bestuurder alle werkelijke kosten (transport, hotel, maaltijden) betaalt, dit combineren met de forfaitaire dagvergoeding? En wat verandert er door de nieuwe circulaire 2025/C/70? Het korte antwoord: combineren mag, maar nooit voor dezelfde kostensoort, en de versoepelingen vanaf 2025 maken het forfait in de praktijk aantrekkelijker.
1. Wat dekt de forfaitaire dagvergoeding?
De dagvergoeding bestaat in twee categorieën: categorie 1 voor korte reizen (≤ 30 dagen) en categorie 2 voor langere verblijven (> 30 dagen). Ze dekt uitsluitend de verblijfskosten die moeilijk te staven zijn.
| Gedekt door het forfait | Niet gedekt (altijd bewijsstuk) |
|---|---|
| Maaltijden (lunch + diner) | Hotelkosten (overnachting) |
| Lokaal vervoer ter plaatse | Transportkosten (vlucht, trein) |
| Fooien, snacks, telefonie | Reiskosten naar/van bestemming |
| Andere kleine uitgaven | Ontbijtkosten (apart sinds 2023) |
Wettelijke basis: Circulaire 2023/C/61 van 19.06.2023, randnr. 6 en 7.
2. Versoepelingen vanaf 01.01.2025
Circulaire 2025/C/70 van 27.10.2025 bracht twee versoepelingen die retroactief gelden vanaf 01.01.2025:
| Tot 31.12.2024 (vervallen) | Vanaf 01.01.2025 (nieuw) | |
|---|---|---|
| Minimumduur dagreis | 10 uur vereist | Niet meer vereist |
| Vertrek-/terugkeerdag | Halvering (50%) | Geen halvering |
| Procentuele vermindering bij all-in hotel | Niet op gehalveerd bedrag | Wél op het volledige bedrag |
Praktisch voordeel: een korte dagtrip naar Nederland (bv. conferentie in Breda, vertrek 8u — terugkeer 17u30) geeft nu recht op de volledige dagvergoeding van € 103, ook al duurt de afwezigheid minder dan 10 uur.
Wettelijke basis: Circulaire 2025/C/70 van 27.10.2025, randnr. 10-14; MB van 14.07.2025 (BS 01.08.2025).
3. Kernregel: geen dubbel gebruik
“De op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen.” — Circulaire 2023/C/61, randnr. 17
Combinatiematrix
| Kostensoort | Werkelijke kost | Forfait | Combinatie? |
|---|---|---|---|
| Transport (vlucht/trein) | Bewijsstuk | n.v.t. | n.v.t. |
| Hotel | Bewijsstuk | n.v.t. | n.v.t. |
| Maaltijden | Of bewijsstuk | Of forfait | Nooit beide |
| Lokaal vervoer | Of bewijsstuk | Of forfait | Nooit beide |
4. Procentuele verminderingen bij all-in hotel
Wanneer het hotel bepaalde maaltijden omvat, pas je het forfait naar beneden aan:
| Inbegrepen in hotel | Vermindering op forfait |
|---|---|
| Ontbijt | 0% (zit niet meer in het forfait) |
| Lunch | 35% |
| Diner | 45% |
| All-in formule (kleine uitgaven) | 20% |
Let op vanaf 2025: nu de halvering voor vertrek-/terugkeerdagen wegvalt, pas je de procentuele verminderingen toe op de volledige dagvergoeding voor die dagen — niet meer op een al gehalveerd bedrag — indien het hotel maaltijden omvat.
Bereken zelf je dagvergoeding
Met onze Excel-rekenmodule bereken je direct de correcte forfaitaire vergoeding voor jouw dienstreis: actuele tarieven 2025, 35+ landen, automatische berekening en een vergelijking forfait vs. werkelijke kosten. Download de Excel Rekenmodule.
5. Beslissingsboom: forfait of werkelijke kosten?
Stap 1 — Transport + hotel: altijd op basis van bewijsstukken (100% aftrekbaar).
Stap 2 — Verblijfskosten (maaltijden, lokaal vervoer, kleine uitgaven): kies tussen forfait of werkelijke kosten.
| Forfait | Werkelijke kosten | |
|---|---|---|
| Aftrekbaarheid | 100% | Restaurant: 69% (art. 53, 8° WIB) |
| Bewijsstukken | Niet nodig | Verplicht |
| Administratie | Eenvoudig | Meer werk |
Stap 3 — Bij keuze voor forfait: controleer of het hotel maaltijden omvat.
- Hotel omvat maaltijden (ja): pas de vermindering toe — −35% lunch, −45% diner (zie sectie 4).
- Hotel omvat geen maaltijden (nee): volledige forfait toegestaan.
Aanbeveling: in de meeste gevallen is het forfait fiscaal voordeliger (100% vs. 69% aftrekbaarheid voor restaurantkosten).
6. Combinatie forfait + representatiekosten (zakendiner)
Is er ‘s avonds een zakendiner met een relatie terwijl je de rest van de dag via het forfait vergoedt? Ja, dat kan — maar let op de splitsing:
| Moment | Behandeling | Aftrekbaarheid |
|---|---|---|
| Ontbijt + lunch | Via gereduceerd forfait (±50-60%) | 100% |
| Zakendiner | Als representatiekost (bewijsstuk) | 69% (art. 53, 8° WIB) |
Vuistregel verdeling als richtsnoer: ontbijt 15-20% | lunch 35-40% | diner 40-50% van het dagbedrag.
7. Praktische rekenvoorbeelden
Voorbeeld 1 — Korte dienstreis Parijs (4 dagen)
Koen reist van ma 01.09 tot do 04.09.2025 naar Parijs. Geen maaltijdcheques, hotel exclusief maaltijden.
| Berekening | Bedrag |
|---|---|
| 4 dagen × € 95 (cat. 1 Frankrijk) | € 380,00 |
Geen halvering meer voor vertrek-/terugkeerdag → volledig belastingvrij.
Voorbeeld 2 — Langere uitzending Spanje + Portugal (39 dagen)
Lara wordt uitgezonden van 01.09 tot 09.10.2025. In Spanje: ontbijt + diner inbegrepen in het hotel.
| Periode | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Spanje (21 d.) | 21 × (€ 76 – 45%) | € 877,80 |
| Portugal (18 d.) | 18 × € 71 | € 1.278,00 |
| Totaal | € 2.155,80 |
Noot: het bronartikelbedrag voor Spanje (€ 519,75, op basis van 21 × (€ 45 – 45%)) gebruikte € 45 als tarief — het cat. 2-bedrag — terwijl dit voorbeeld het cat. 1-tarief van € 76 toepast (Lara is < 30 dagen in Spanje en valt dus onder categorie 1). Controleer per situatie welke categorie van toepassing is.
8. Actuele dagvergoedingen — courante landen (vanaf 01.08.2025)
| Land | Cat. 1 (≤ 30 d.) | Cat. 2 (> 30 d.) |
|---|---|---|
| Nederland | € 103 | € 62 |
| Frankrijk | € 95 | € 57 |
| Duitsland | € 92 | € 55 |
| Luxemburg | € 107 | € 64 |
| Verenigd Koninkrijk | € 110 | € 66 |
| Spanje | € 76 | € 45 |
| Portugal | € 71 | € 43 |
| Italië | € 87 | € 52 |
| Zwitserland | € 110 | € 66 |
| Verenigde Staten | € 110 | € 66 |
Bron: MB 14.07.2025 (BS 01.08.2025, Numac 2025005855), bijlage bij Circulaire 2025/C/70. Voor de volledige landenlijst (35+ landen): download de Excel Rekenmodule.
Bij twijfel
Elke situatie is anders — de keuze tussen forfait en werkelijke kosten, de toepassing van procentuele verminderingen bij all-in hotels, of de combinatie met representatiekosten kan een significante impact hebben op je fiscale resultaat. Neem contact op met ons kantoor voor een analyse van jouw buitenlandse dienstreizen en de fiscaal optimale aanpak.
